Registro di commercio e IDE come fonti per la verifica dei fornitori

Di cosa si tratta nella verifica dei fornitori

Prima di una nuova collaborazione sorgono quattro domande: il fornitore esiste davvero, qual è la sua denominazione ufficiale, dove ha la sede ed è soggetto all’imposta sul valore aggiunto?

Una fonte è il registro IDE dell’Ufficio federale di statistica, l’altra è il registro di commercio. L’iscrizione nell’ufficiale registro IDE dell’UFS è gratuita per le imprese.

Il registro IDE come primo punto di riferimento

Ogni impresa attiva in Svizzera riceve un numero identificativo d’impresa (IDE) uniforme. Questo viene assegnato dall’Ufficio federale di statistica (UFS), che gestisce anche l’ufficiale registro IDE.

La ricerca nel registro IDE è gratuita e avviene tramite la ragione sociale o direttamente tramite il numero. Fornisce l’IDE, la denominazione ufficiale e la sede dell’impresa.

Il controllo si basa su questi tre dati. Se la denominazione sulla fattura differisce da quella registrata, chiedete chiarimenti al fornitore prima di effettuare il primo pagamento.

Iscrizione nel registro di commercio: cosa attesta e cosa no

Chi è iscritto nel registro di commercio riceve automaticamente un IDE. Gli uffici cantonali del registro di commercio utilizzano l’IDE. La precedente numero di registro di commercio è stata sostituita dall’IDE; la transizione è stata completata entro la fine del 2013.

Viceversa non vale: un IDE non presuppone un’iscrizione nel registro di commercio. Viene assegnato anche a unità economiche non registrate, ad associazioni, fondazioni e ditte individuali.

Un’iscrizione nel registro di commercio attesta una registrazione, non il suo peso economico. Né l’iscrizione né l’IDE forniscono informazioni sul fatturato, sulla solvibilità o sulle risorse personali.

Se manca un’iscrizione nel registro di commercio, il fornitore non è automaticamente poco serio; manca semplicemente una fonte di informazione.

Registro IDE vs. registro di commercio – differenze e punti in comune

Formato IDE e cifra di controllo come verifica formale

L’IDE ha il formato CHE-123.456.789. CHE è il codice paese ISO della Svizzera. Oltre alla forma standard, l’AFC tollera scritture come CHE 123 456 789 o CHE123456789.

Le otto cifre dopo il prefisso vengono assegnate casualmente e non sono significative: non contengono indicazioni sul settore, sulla regione o sull’età dell’impresa. La nona cifra è una cifra di controllo, calcolata dalle prime otto cifre.

Un numero indicato può quindi essere controllato formalmente: prefisso CHE, nove cifre, cifra di controllo coerente. Se un numero non supera questo controllo, non può essere l’IDE del fornitore.

L’IDE rimane invariato in caso di cambio di denominazione o di sede. Identifica l’impresa in modo permanente, mentre denominazione e indirizzo possono cambiare – un estratto del registro obsoleto rimane reperibile tramite il numero.

Fatti importanti sull’IDE in Svizzera

Verificare il numero IVA senza confonderlo con l’IDE

Il numero IVA consiste nell’IDE con l’aggiunta «IVA» e ha il formato CHE-123.456.789 IVA. L’aggiunta può essere riportata anche in tedesco (MWST) o francese (TVA).

L’abbreviazione inglese «VAT» non è ammessa nel contesto svizzero. Se compare su una fattura, la dicitura non è conforme alle norme.

L’AFC tollera altre rappresentazioni, come CHE123456789IVA o 123.456.789.

Se un destinatario di prestazioni soggetto all’IVA riceve una fattura con una dicitura divergente, può comunque detrarre l’imposta precedente, purché siano soddisfatte le condizioni degli articoli da 28 a 33 della Legge sull’imposta sul valore aggiunto (LIVA).

Da non confondere: l’IDE svizzero e il numero di identificazione IVA dell’UE sono entrambi abbreviati con IDE, ma non hanno nulla a che fare l’uno con l’altro.

Le imprese con sede in Svizzera che non prestano servizi nell’UE non possiedono un numero di identificazione IVA – e non ne hanno nemmeno bisogno.

Cosa non dicono l’IDE e il registro di commercio

Un IDE attesta che un’unità è registrata nel registro IDE. Non è una prova di solvibilità, capacità di pagamento o attività commerciale in corso.

Il registro IDE non è il registro di commercio. Un estratto del registro di commercio e l’iscrizione IDE sono due documenti diversi con contenuti differenti.

Le omonimie e le grafie divergenti non possono essere risolte solo tramite il numero. Se la ricerca mostra più nomi simili, servono informazioni aggiuntive come la sede o la forma giuridica.

Per volumi d’affari più elevati, pagamenti anticipati o una prima collaborazione rimane necessaria una verifica più approfondita – ad esempio estratto del registro di commercio, referenze o un’informazione sulla solvibilità.

Vantaggi e limiti dell’iscrizione IDE e nel registro di commercio

Controllo nella pratica: fattura, registro e iscrizione nel registro di commercio

Primo passo: inserire l’IDE dalla fattura o dal contratto nel registro IDE e confrontare la denominazione e la sede lì registrate con il documento.

Secondo passo: verificare se il numero IVA contiene l’aggiunta IVA, TVA o MWST. Se c’è scritto «VAT» o manca completamente l’aggiunta, nonostante il fornitore addebiti l’IVA, è opportuno chiedere chiarimenti.

Terzo passo: verificare l’eventuale iscrizione nel registro di commercio del fornitore. La sua assenza non è un criterio di esclusione, ma indica che gli altri dati devono essere verificati con maggiore attenzione.

Quarto passo: documentare internamente il risultato – data della verifica, numero controllato, denominazione e sede trovate, eventuali divergenze e loro chiarimento. In questo modo, alla prossima fattura si potrà ricostruire cosa è già stato verificato.

Checklist di verifica per i controlli sui fornitori