Documentare in modo tracciabile la verifica delle referenze nei profili di agenzia

Verifica delle referenze nei profili di agenzia: scopo e delimitazione

In una verifica delle referenze un datore di lavoro contatta ex colleghe, colleghi o superiori di una persona per verificare se possiede le capacità e le caratteristiche necessarie per il posto (Randstad). Nel caso di un profilo presentato da un'agenzia, la verifica non riguarda il dossier, ma il percorso professionale che vi è dietro: la posizione indicata è stata effettivamente ricoperta, quanto è durato il rapporto di lavoro e come valuta una terza persona il comportamento nella collaborazione? Spesso questo è l'ultimo passo prima della presentazione di un'offerta di lavoro (Randstad).

La verifica delle referenze non è un controllo completo del background. Essa si basa esclusivamente su fonti scelte dalla candidata o dal candidato stesso e copre quindi solo una parte del percorso professionale (Randstad). Le verifiche del background sono più dettagliate e sono condotte dal datore di lavoro stesso; possono comprendere il contatto con scuole o università per la verifica della formazione, la verifica del percorso presso tutti i precedenti datori di lavoro e l'esame di lacune nel curriculum vitae. Chi documenta soltanto una verifica delle referenze annota nel dossier ciò che essa attesta e ciò che non attesta: una conferma di tappe selezionate, non una verifica completa del percorso professionale.

Punti giuridici essenziali: consenso, contenuto ammesso e limiti

In Svizzera, la richiesta di referenze è disciplinata dalla Legge sulla protezione dei dati (LPD) e dal Codice delle obbligazioni (CO) (WEKA). Un'informazione può essere fornita solo con l'esplicito consenso della persona interessata e deve limitarsi a fatti veritieri, benevoli e attinenti al lavoro. Il CO non contiene una disposizione specifica sulle referenze; l'obbligo di fornire referenze è inteso come espressione dell'obbligo di protezione ai sensi dell'art. 328 CO, che continua a produrre effetti anche dopo la fine del rapporto di lavoro, e viene derivato dall'obbligo di rilascio del certificato di lavoro ai sensi dell'art. 330a CO (arbeitsrecht-aktuell.ch).

L'art. 328b CO limita la portata: possono essere trattati solo dati relativi al rapporto di lavoro. Per il rilascio delle referenze valgono gli stessi principi di un certificato di lavoro: le indicazioni devono essere veritiere, benevoli, chiare e complete. Nel contenuto, l'organo che fornisce l'informazione si attiene ai temi principali della prestazione e del comportamento e non si esprime sulla vita privata. Completezza non significa che l'intero certificato venga ripetuto: l'informazione di referenza approfondisce il certificato. La base resta il certificato di lavoro rilasciato, quale linea guida; se venga data anche una raccomandazione rientra nella discrezione dell'organo che fornisce l'informazione.

Per le situazioni con agenzie va chiarita la competenza: nel lavoro interinale il prestatore di lavoro interinale, in qualità di datore di lavoro formale, è tenuto a fornire referenze e deve, se del caso, informarsi presso l'azienda utilizzatrice (arbeitsrecht-aktuell.ch). In caso di referenze inesatte, la persona interessata ha teoricamente diritto alla rettifica. Per il dossier delle referenze ne consegue: documentare il consenso, porre solo domande attinenti al lavoro, non chiedere né verbalizzare temi privati.

Basi giuridiche per la verifica delle referenze in Svizzera

Selezionare referenti adeguati e preparare il catalogo di domande

I superiori diretti precedenti sono i referenti più adatti (WEKA). È decisivo che la persona abbia potuto valutare effettivamente la candidata o il candidato, il che può creare problemi se il superiore diretto non lavora più presso il precedente datore di lavoro (arbeitsrecht-aktuell.ch). Criteri pratici di selezione sono quindi: responsabilità direttiva tecnica diretta, una collaborazione di durata sufficiente, una funzione paragonabile alla posizione obiettivo e la reperibilità della persona. Poiché la verifica delle referenze si basa su fonti scelte dalla candidata stessa (Randstad), la scelta delle persone va motivata in modo tracciabile nel dossier, in particolare se al posto di un superiore diretto viene indicata un'altra persona.

Domande concrete portano a risposte più significative delle frasi fatte generiche (WEKA). Un catalogo di domande può essere strutturato lungo i cinque ambiti di verifica: attività (quali compiti, quale responsabilità, quali supplenze), durata (entrata e uscita, tipo di impiego, chi ha posto fine al rapporto di lavoro), prestazione (risultati di lavoro tipici, autonomia, qualità sotto pressione di scadenze), collaborazione (con i superiori, in team, con la clientela) e comportamento (gestione dei conflitti e dello stress, affidabilità, rispetto degli accordi). Domande chiuse con risposta sì o no forniscono informazioni scarsamente utilizzabili; al loro posto subentrano domande su un evento concreto o una situazione concreta.

Documentare lo svolgimento e il canale della richiesta di referenze

La richiesta segue un ordine fisso, affinché rimanga ricostruibile in seguito: primo, ottenere il consenso esplicito della persona interessata, con i nomi dei referenti e la portata ammessa delle informazioni; secondo, ritagliare il catalogo di domande sulla posizione da occupare; terzo, svolgere la richiesta di referenze prima che venga presa la decisione di assunzione – secondo Randstad, la verifica delle referenze è spesso l'ultimo passo prima della presentazione di un'offerta di lavoro; quarto, redigere la verbalizzazione subito dopo il colloquio; quinto, confrontare le informazioni con il profilo presentato e chiedere chiarimenti sui punti aperti; sesto, archiviare il dossier delle referenze nel profilo.

Come canale entrano in considerazione richieste telefoniche e scritte. Il Tribunale amministrativo di Zurigo ha stabilito in una decisione pubblicata in materia di appalti che le informazioni referenziali ottenute oralmente devono essere messe per iscritto e che altrimenti non possono essere prese in considerazione. La verbalizzazione deve annotare, oltre al contenuto dell'informazione, quando e da chi è stata ottenuta, chi ha fornito l'informazione e in che modo, ad esempio per telefono. Queste esigenze servono alla trasparenza, perché alla richiesta di informazioni referenziali viene spesso attribuito grande peso e un obbligo di verbalizzazione contrasta il rischio di una falsificazione voluta o involontaria di resoconti orali.

Chi conduce la richiesta e chi verbalizza va indicato nel dossier, se non si tratta della stessa persona. Vanno pure annotati i tentativi di contatto falliti e i motivi per cui un referente proposto non ha potuto essere interrogato.

Svolgimento della richiesta di referenze: documentazione passo dopo passo

Contenuti minimi di una documentazione tracciabile

Un dossier delle referenze relativo a un profilo di agenzia contiene almeno i seguenti campi: identificazione del profilo o della candidata e della posizione da occupare; nome, funzione e azienda del referente nonché il suo rapporto con la candidata. Inoltre comprende: data della richiesta, canale (telefonico o scritto), persona che ha raccolto le informazioni e persona che ha verbalizzato, nonché nome della persona che ha fornito l'informazione. Vanno pure inserite le domande poste, le informazioni ottenute, una valutazione di ogni informazione e eventuali richieste di chiarimento con il relativo esito.

Le informazioni ottenute vanno annotate come fatti e separate dalla propria interpretazione; la valutazione appartiene a un campo separato. Se più sottoaspetti vengono valutati con punteggi, il calcolo della valutazione complessiva deve rimanere tracciabile. In un caso di diritto degli appalti, il Tribunale amministrativo di Zurigo ha censurato forti arrotondamenti di note parziali, perché ciò può falsare il risultato della valutazione.

Il consenso della persona interessata va allegato al dossier, così come l'indicazione di quali referenti erano stati indicati in precedenza e quali di essi hanno potuto essere effettivamente interrogati. Se il profilo viene utilizzato di nuovo o aggiornato in un momento successivo, il dossier delle referenze va verificato quanto al suo stato.

Garanzia della qualità: insidie, richieste di chiarimento e correzioni

Le informazioni orali che non vengono messe per iscritto non possono essere prese in considerazione. Secondo la giurisprudenza del Tribunale amministrativo di Zurigo, neppure un'interrogazione successiva delle persone coinvolte sostituisce le verbalizzazioni mancanti; se non vi sono informazioni referenziali utilizzabili, esse vanno recuperate o richieste di nuovo. Chi conduce una richiesta di referenze per telefono deve quindi annotare subito dopo contenuto, data, persone coinvolte e canale.

Una singola referenza è raramente rappresentativa; in caso di dubbi vanno ottenute ulteriori informazioni (WEKA). Una particolare insidia nei profili di agenzia è la scelta dei referenti da parte della candidata stessa (Randstad): chi interroga solo le fonti indicate dalla persona ottiene un quadro positivo senza controprova. In presenza di indicazioni contraddittorie, durata poco chiara dell'impiego o informazioni che non corrispondono alla funzione messa a concorso, si suggerisce un referente supplementare, nel lavoro interinale ad esempio una persona di contatto dell'azienda utilizzatrice, presso cui il prestatore di lavoro interinale, in qualità di datore di lavoro formale, deve ottenere informazioni.

Le informazioni devono essere veritiere, benevole, chiare e complete; in caso di referenze inesatte, la persona interessata ha teoricamente diritto alla rettifica. Se tale pretesa viene fatta valere, la correzione va aggiornata nel dossier, affinché non vi venga ulteriormente utilizzata una versione superata.

Lista di controllo per la verifica delle referenze documentata nei profili di agenzia

– Il consenso esplicito è presente, con i nomi dei referenti e la portata delle informazioni ammesse.

– Il catalogo di domande è riferito alla posizione e limitato a prestazione e comportamento; mancano domande sulla vita privata.

– Come referenti sono preferiti superiori diretti precedenti, che hanno potuto valutare effettivamente la persona.

– Per ogni informazione sono verbalizzati data, canale, persona che ha raccolto le informazioni, persona che ha fornito l'informazione, domande poste e risposte ottenute.

– Le informazioni orali sono messe per iscritto; senza verbalizzazione restano escluse.

– In caso di dubbi o indicazioni contraddittorie sono state ottenute ulteriori informazioni referenziali; quelle non utilizzabili sono state recuperate.

– Le richieste di rettifica per referenze inesatte sono state aggiornate nel dossier.

– Il dossier delle referenze è archiviato nel dossier del profilo ed è aggiornato in caso di nuovo utilizzo del profilo.