Referenzprüfung bei Agenturprofilen nachvollziehbar dokumentieren

Referenzprüfung bei Agenturprofilen: Zweck und Abgrenzung

Bei einer Referenzprüfung kontaktiert ein Arbeitgeber ehemalige Kolleginnen, Kollegen oder Vorgesetzte einer Person, um zu prüfen, ob sie über die für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten und Eigenschaften verfügt (Randstad). Bei einem Profil, das eine Agentur einreicht, richtet sich die Prüfung nicht auf das Dossier, sondern auf den Werdegang dahinter: Wurde die angegebene Position tatsächlich innegehabt, wie lange dauerte das Arbeitsverhältnis, und wie beurteilt eine Drittperson das Verhalten in der Zusammenarbeit? Häufig ist dies der letzte Schritt vor der Unterbreitung eines Stellenangebots (Randstad).

Die Referenzprüfung ist keine umfassende Hintergrundüberprüfung. Sie stützt sich ausschliesslich auf Quellen, welche die Kandidatin oder der Kandidat selbst auswählt, und deckt deshalb nur einen Teil der beruflichen Laufbahn ab (Randstad). Hintergrundüberprüfungen sind detaillierter und werden vom Arbeitgeber selbst geführt; sie können die Kontaktaufnahme mit Schulen oder Universitäten zur Überprüfung der Ausbildung, die Überprüfung des Werdegangs bei allen früheren Arbeitgebern und die Untersuchung von Lücken im Lebenslauf umfassen. Wer nur eine Referenzprüfung dokumentiert, hält im Dossier fest, was sie leistet und was nicht: eine Bestätigung ausgewählter Stationen, keine lückenlose Verifikation der Laufbahn.

Rechtliche Eckpunkte: Einwilligung, zulässiger Inhalt und Grenzen

Die Einholung von Referenzen ist in der Schweiz durch das Datenschutzgesetz (DSG) und das Obligationenrecht (OR) geregelt (WEKA). Eine Auskunft darf nur mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person erfolgen und muss sich auf wahre, wohlwollende und arbeitsbezogene Fakten beschränken. Das OR enthält keine eigene Bestimmung zu Referenzen; die Pflicht zur Referenzerteilung wird als Ausfluss der Fürsorgepflicht nach Art. 328 OR verstanden, die auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses weiterwirkt, und aus der Zeugnispflicht nach Art. 330a OR abgeleitet (arbeitsrecht-aktuell.ch).

Art. 328b OR begrenzt den Umfang: Es dürfen nur Daten mit Bezug auf das Arbeitsverhältnis bearbeitet werden. Für die Referenzerteilung gelten dieselben Grundsätze wie für ein Arbeitszeugnis – die Angaben müssen wahr, wohlwollend, klar und vollständig sein. Inhaltlich hält sich die auskunftgebende Stelle an die Hauptthemen Leistung und Verhalten und äussert sich nicht über das Privatleben. Vollständigkeit bedeutet nicht, dass das ganze Zeugnis wiederholt wird: Die Referenzauskunft vertieft das Zeugnis. Grundlage bleibt das ausgestellte Arbeitszeugnis als Leitplanke; ob zusätzlich eine Empfehlung abgegeben wird, steht im Ermessen der auskunftgebenden Stelle.

Für Agenturkonstellationen ist die Zuständigkeit zu klären: Im Personalverleih ist der Verleiher als formaler Arbeitgeber zur Referenz verpflichtet und muss sich gegebenenfalls beim Einsatzbetrieb informieren (arbeitsrecht-aktuell.ch). Bei unrichtigen Referenzen steht der betroffenen Person theoretisch ein Berichtigungsrecht zu. Für das Referenzdossier folgt daraus: Einwilligung dokumentieren, nur arbeitsbezogene Fragen stellen, private Themen weder erfragen noch protokollieren.

Rechtliche Grundlagen der Referenzprüfung in der Schweiz

Geeignete Referenzpersonen auswählen und Fragenkatalog vorbereiten

Direkte ehemalige Vorgesetzte sind als Referenzpersonen am besten geeignet (WEKA). Entscheidend ist, dass die Person die Kandidatin oder den Kandidaten tatsächlich beurteilen konnte – was Probleme bereiten kann, wenn der direkte Vorgesetzte nicht mehr beim früheren Arbeitgeber tätig ist (arbeitsrecht-aktuell.ch). Praktische Auswahlkriterien sind deshalb: direkte fachliche Führungsverantwortung, eine Zusammenarbeit von ausreichender Dauer, eine mit der Zielposition vergleichbare Funktion und die Erreichbarkeit der Person. Da die Referenzprüfung auf Quellen beruht, welche die Kandidatin selbst auswählt (Randstad), ist die Auswahl der Personen im Dossier nachvollziehbar zu begründen – insbesondere, wenn statt eines direkten Vorgesetzten eine andere Person genannt wird.

Konkrete Fragen führen zu aussagekräftigeren Antworten als allgemeine Floskeln (WEKA). Ein Fragenkatalog lässt sich entlang der fünf Prüfbereiche gliedern: Tätigkeit (welche Aufgaben, welche Verantwortung, welche Stellvertretungen), Dauer (Eintritt und Austritt, Anstellungsart, wer das Arbeitsverhältnis beendet hat), Leistung (typische Arbeitsergebnisse, Selbstständigkeit, Qualität unter Termindruck), Zusammenarbeit (mit Vorgesetzten, im Team, mit Kundschaft) und Verhalten (Umgang mit Konflikten und Belastung, Zuverlässigkeit, Einhaltung von Absprachen). Geschlossene Fragen mit Ja- oder Nein-Antwort liefern kaum verwertbare Informationen; an ihre Stelle treten Fragen nach einem konkreten Ereignis oder einer konkreten Situation.

Ablauf und Kanal der Referenzabfrage festhalten

Die Abfrage folgt einer festen Reihenfolge, damit sie später rekonstruierbar bleibt: erstens die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person einholen, mit Namen der Referenzpersonen und dem zulässigen Umfang der Auskünfte; zweitens den Fragenkatalog auf die zu besetzende Stelle zuschneiden; drittens die Referenzabfrage führen, bevor die Anstellungsentscheidung fällt – nach der Darstellung von Randstad ist die Referenzprüfung oft der letzte Schritt vor der Unterbreitung eines Stellenangebots; viertens die Aufzeichnung unmittelbar nach dem Gespräch erstellen; fünftens die Auskünfte mit dem eingereichten Profil abgleichen und offene Punkte nachfragen; sechstens das Referenzdossier im Profil ablegen.

Als Kanal kommen telefonische und schriftliche Abfragen infrage. Das Verwaltungsgericht Zürich hielt in einem veröffentlichten Vergaberechtsentscheid fest, dass mündlich eingeholte Referenzauskünfte schriftlich festzuhalten sind und andernfalls nicht berücksichtigt werden dürfen. Die Aufzeichnung soll nebst dem Inhalt der Auskunft festhalten, wann und von wem sie eingeholt wurde, wer die Auskunft erteilte und auf welchem Weg – etwa telefonisch – dies geschah. Diese Anforderungen dienen der Transparenz, weil der Einholung von Referenzauskünften oft grosses Gewicht zukommt und eine Protokollierungspflicht der Gefahr einer willentlichen oder unwillentlichen Verfälschung mündlicher Wiedergaben entgegentritt.

Wer die Abfrage führt und wer protokolliert, ist im Dossier zu nennen, wenn es nicht dieselbe Person ist. Ebenfalls festzuhalten sind vergebliche Kontaktversuche und die Gründe, warum eine vorgeschlagene Referenzperson nicht befragt werden konnte.

Ablauf der Referenzabfrage: Schritte zur nachvollziehbaren Dokumentation

Mindestinhalte einer nachvollziehbaren Dokumentation

Ein Referenzdossier zu einem Agenturprofil enthält mindestens folgende Felder: Kennung des Profils oder der Kandidatin und der zu besetzenden Stelle; Name, Funktion und Unternehmen der Referenzperson sowie deren Beziehung zur Kandidatin. Weiter gehören dazu: Datum der Abfrage, Kanal (telefonisch oder schriftlich), einholende und protokollierende Person sowie Name der auskunftserteilenden Person. Ebenfalls aufzunehmen sind die gestellten Fragen, die erhaltenen Auskünfte, eine Bewertung jeder Auskunft sowie allfällige Nachfragen und deren Ergebnis.

Die erhaltenen Auskünfte sind als Tatsachen festzuhalten und von der eigenen Interpretation zu trennen; die Bewertung gehört in ein separates Feld. Werden mehrere Teilaspekte punktiert, muss die Berechnung der Gesamtbewertung nachvollziehbar bleiben. In einem Vergaberechtsfall beanstandete das Verwaltungsgericht Zürich starke Rundungen von Teilnoten, weil dadurch das Bewertungsergebnis verfälscht werden kann.

Die Einwilligung der betroffenen Person gehört als Beilage ins Dossier, ebenso die Angabe, welche Referenzpersonen im Vorfeld genannt wurden und welche davon tatsächlich befragt werden konnten. Wird das Profil zu einem späteren Zeitpunkt erneut eingesetzt oder aktualisiert, ist das Referenzdossier auf seinen Stand hin zu prüfen.

Qualitätssicherung: Fallstricke, Nachfragen und Korrekturen

Mündliche Auskünfte, die nicht schriftlich festgehalten werden, dürfen nicht berücksichtigt werden. Nach der Rechtsprechung des Verwaltungsgerichts Zürich ersetzt auch eine nachträgliche Befragung der beteiligten Personen fehlende Aufzeichnungen nicht; liegen keine verwertbaren Referenzauskünfte vor, sind sie nachzuholen beziehungsweise erneut einzuholen. Wer eine Referenzabfrage telefonisch führt, hält Inhalt, Datum, beteiligte Personen und Kanal deshalb unmittelbar danach fest.

Eine einzelne Referenz ist selten repräsentativ; bei Zweifeln sind weitere Auskünfte einzuholen (WEKA). Ein besonderer Fallstrick bei Agenturprofilen ist die Auswahl der Referenzpersonen durch die Kandidatin selbst (Randstad): Wer nur die von der Person genannten Quellen befragt, erhält ein positives Bild ohne Gegenprobe. Bei widersprüchlichen Angaben, unklarer Dauer der Anstellung oder Auskünften, die nicht zur ausgeschriebenen Funktion passen, bietet sich eine zusätzliche Referenzperson an – im Personalverleih etwa eine Kontaktperson aus dem Einsatzbetrieb, bei dem der Verleiher als formaler Arbeitgeber Auskünfte einholen muss.

Auskünfte müssen wahr, wohlwollend, klar und vollständig sein; bei unrichtigen Referenzen steht der betroffenen Person theoretisch ein Berichtigungsrecht zu. Wird ein solcher Anspruch geltend gemacht, ist die Korrektur im Dossier nachzuführen, damit dort nicht eine überholte Version weiterverwendet wird.

Checkliste für die dokumentierte Referenzprüfung bei Agenturprofilen

– Ausdrückliche Einwilligung liegt vor, mit Namen der Referenzpersonen und dem Umfang der zulässigen Auskünfte.

– Fragenkatalog ist stellenbezogen und auf Leistung und Verhalten beschränkt; Fragen zum Privatleben fehlen.

– Als Referenzpersonen sind direkte frühere Vorgesetzte bevorzugt, die die Person tatsächlich beurteilen konnten.

– Pro Auskunft sind Datum, Kanal, einholende Person, auskunftserteilende Person, gestellte Fragen und erhaltene Antworten protokolliert.

– Mündliche Auskünfte sind schriftlich festgehalten; ohne Aufzeichnung bleiben sie unberücksichtigt.

– Bei Zweifeln oder widersprüchlichen Angaben sind weitere Referenzauskünfte eingeholt; nicht verwertbare sind nachgeholt.

– Berichtigungsbegehren wegen unrichtiger Referenzen sind im Dossier nachgeführt.

– Das Referenzdossier ist im Profildossier abgelegt und bei erneuter Verwendung des Profils aktualisiert.