Nachweise und Quellen für Anbieterurteile: Herkunft, Prüfung und Datenstand

Herkunft der Angaben: von der Ausschreibung bis zum Entscheid

Anbieterurteile beruhen auf den Dokumenten des Beschaffungsverfahrens: Ausschreibung, Vergabeunterlagen sowie die darin festgelegten Teilnahmebedingungen, Eignungs- und Evaluationskriterien. Massgeblich sind diese Primärunterlagen, nicht Zusammenfassungen.

Für die Ausgestaltung solcher Kriterien gibt es Empfehlungen. Die Beschaffungskonferenz des Bundes (BKB) ist das Strategieorgan der Bundesverwaltung für Güter- und Dienstleistungsbeschaffung.

Die BKB-Empfehlungen zeigen, wie ökologische Aspekte unterschiedlich in eine Ausschreibung einbezogen und kombiniert werden können. Sie enthalten Hinweise zur nachhaltigen Formulierung des Bedarfs. Vorgeschlagen werden rechtskonforme Teilnahmebedingungen, Eignungs- und Evaluationskriterien, illustriert mit Beispielen.

Im Auftrag und zuhanden der BKB erarbeitet die Fachgruppe nachhaltige öffentliche Beschaffung spezifische Empfehlungen und weitere Instrumente. Veröffentlicht werden sie unter anderem auf der Wissensplattform nachhaltige Beschaffung (WöB).

Ergänzend besteht der gemeinsame Leitfaden TRIAS für das öffentliche Beschaffungswesen. Er führt die grundlegenden Informationen, die Modalitäten in sieben Schritten und die zugehörigen Dokumente zusammen.

Für den Baubereich ist die Koordinationskonferenz der Bau- und Liegenschaftsorgane der öffentlichen Bauherren (KBOB) zuständig.

Die Fachstelle ökologische öffentliche Beschaffung erarbeitet Faktenblätter und Empfehlungen mit Textbausteinen für ökologische Kriterien.

Neben Vergabeunterlagen und Empfehlungen zählt die Entscheidpraxis. Mit dem Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen baute der Bund das international vereinbarte Rechtsmittelverfahren auf und schuf die Eidgenössische Rekurskommission für das öffentliche Beschaffungswesen als Rekursinstanz.

Das Gesetz räumt auch Anbietern ein Rekursrecht ein, deren Offerte nicht berücksichtigt wurde.

In der Entscheidliste der Kommission stehen etwa der Entscheid BRK 2005-024 vom 6. Juni 2006 zum offenen Vergabeverfahren, zum Gleichbehandlungsgrundsatz, zur Bewertung des Preises und zu den Zuschlagskriterien.

Dazu kommt der Entscheid BRK 2006-008 vom 11. September 2006 zum offenen Vergabeverfahren, zu Globalofferte, Bewertung des Preiskriteriums, Zuschlagskriterium Angebotspreis und zum Kriterium des wirtschaftlich günstigsten Angebots.

Prüfung: Abgleich mit der Primärquelle

Ein Anbieterurteil ist prüfbar, wenn es sich auf die Primärquelle zurückführen lässt. Jede Aussage über Eignung, Preis oder Zuschlagswürdigkeit muss durch ein Dokument belegt sein: Ausschreibung, eingereichte Offerte, Ergebnis der Evaluation oder Entscheid. Der Abgleich zeigt, ob eine Feststellung gedeckt ist.

Die zweite Gegenprüfung betrifft die Rechtsgrundlagen. Auf Bundesebene gehören dazu das BöB, die VöB und die Org-VöB sowie weitere Bundeserlasse im Bereich des Beschaffungswesens.

Auf interkantonaler Ebene sind es die IVöB, die aIVöB und die VRöB. Hinzu kommen die internationalen Grundlagen, namentlich das GATT/WTO-Übereinkommen (GPA 2012), dessen revidierte Fassung sowie das bilaterale Abkommen zwischen der Schweiz und der EU.

Die kantonalen Erlasse sind mit Kanton, Titel und Erlassnummer verzeichnet, etwa in den Erlassverzeichnissen auf beschaffungswesen.ch.

Die kantonalen Erlasse bestimmen auch, in welchen Verfahrensarten öffentliche Aufträge vergeben werden. Im Kanton Graubünden etwa nach Wahl des Auftraggebers im offenen Verfahren, im selektiven Verfahren, im Einladungsverfahren oder im freihändigen Verfahren.

Zuschlagskriterien, Behandlung des Preiskriteriums und Einhaltung des Gleichbehandlungsgrundsatzes sind nur anhand der konkreten Unterlagen zu beurteilen. Zusammenfassungen Dritter geben die massgebenden Formulierungen nicht wieder und taugen nicht als Prüfgrundlage. Verweise auf solche Quellen zeigen, wo nachzusehen ist; die Einsicht in das Original ersetzen sie nicht.

Vergleich von kantonalen und bundesrechtlichen Rechtsgrundlagen

Schritte zur Prüfung der Nachvollziehbarkeit eines Anbieterurteils

Datenstand: Datierung als Teil der Aussage

Jede Beurteilung trägt ein Datum und eine Quellenangabe. Empfehlungen und Rechtsgrundlagen ändern sich, mit ihnen die Massstäbe. Die Empfehlungen für die ökologische öffentliche Beschaffung wurden am 3. Juli 2025 veröffentlicht. Die BKB-Empfehlungen für die Beschaffungsstellen des Bundes datieren vom 30. Juni 2021.

Auch die Rechtsprechung hat einen Stand. Die Rekurskommissionen des Eidgenössischen Finanzdepartementes – mithin die Eidgenössische Rekurskommission für das öffentliche Beschaffungswesen – wurden per 31.12.2006 abgelöst; sämtliche Geschäfte gingen an das Bundesverwaltungsgericht über. Entscheide bis 2006 belegen die damalige Praxis; für Sachverhalte danach gilt eine andere Zuständigkeit.

Wird ein solcher Entscheid zitiert, gehört das Datum dazu, weil es die Aussage begrenzt.

Unterschiedliche Stände sind sichtbar zu machen, nicht stillschweigend zu vereinheitlichen. Wer eine Empfehlung von 2021 und eine Veröffentlichung von 2025 nebeneinanderstellt, nennt beide Daten und macht kenntlich, worauf sich welche Angabe bezieht.

Entwicklung der Rechtsgrundlagen für die öffentliche Beschaffung in der Schweiz

Dokumentation und Versionierung

Ein Nachweis trägt nur, wenn Herkunft und Version festgehalten sind. Richtlinien zur Bauwerksdokumentation zeigen das exemplarisch.

Die Richtlinie Bauwerksdokumente des Universitätsspitals Basel (Fassung 037.RL0005-B04 V01, datiert 26.03.2021) beschreibt die qualitativen Vorgaben an die relevanten Bauwerksdokumente.

Die Richtlinie Bauwerksmodelle in der Version 3.0 hält fest, dass datenrelevante Vorgaben, die im Dokument und in dessen Anhängen nicht speziell geregelt sind, gemäss den nachfolgend aufgeführten weiteren Dokumenten gelten. Ein solcher Verweis ist nur prüfbar, wenn Fassung und Datum des verweisenden Dokuments bekannt sind.

Für die Aufbewahrung verweist die ENSI-Anforderung an die Bau- und Betriebsdokumentation auf die Norm ISO 11799:2015. Für die analoge Aufbewahrung der Dokumentation gelten deren Anforderungen. Damit wird die Aufbewahrung Teil der Nachweisführung: Wer eine analoge Dokumentation vorlegt, sollte angeben können, nach welcher Norm sie gelagert wurde.

Zu jedem Nachweis gehören die Dokumentbezeichnung, die Fassung oder Version, das Datum und die Stelle, die ihn erlassen oder erstellt hat. Fehlt eines dieser Elemente, ist der Nachweis nur eingeschränkt brauchbar.

Zentrale Dokumente zur Bauwerksdokumentation mit Versionsangaben

Grenzen und offene Punkte

Urteile über Anbieter sind nicht belegbar, wenn ihre Grundlage nur aus Sekundärquellen bekannt ist. Ohne Einsicht in Ausschreibung, Offerte und Entscheid lässt sich nicht sagen, ob ein Kriterium korrekt angewendet wurde. Solche Aussagen sind zu unterlassen oder ausdrücklich als unbelegt zu kennzeichnen.

Einzelne Rekursentscheide lassen sich nicht verallgemeinern. Aus der Entscheidliste der Rekurskommission sind Datum, Verfahrensnummer und Stichworte ersichtlich, etwa zu Gleichbehandlungsgrundsatz, Preisbewertung oder Globalofferte. Begründung und konkreter Sachverhalt ergeben sich daraus nicht. Ein Stichwort belegt daher keine allgemeine Regel.

Offen bleibt die Überprüfung von Nachhaltigkeitskriterien jenseits der Selbstdeklaration. Die BKB stellt eine Selbstdeklaration zu den Kriterien im Beschaffungsverfahren bereit. Wie sie verifiziert wird und ob die Angaben kontrolliert werden können, geht aus den vorliegenden Grundlagen nicht hervor.

Das herangezogene ENSI-Dokument zur Bau- und Betriebsdokumentation trägt im Dateinamen den Hinweis auf eine externe Anhörung und eine noch offene Ausgabeangabe. Solange die definitive Fassung nicht vorliegt, ist ein solcher Verweis mit Vorbehalt zu verwenden.

Vorteile und Grenzen der Nutzung von Sekundärquellen bei Anbieterurteilen