Handelsregister und UID als Quellen für Anbieterprüfungen

Worum es bei der Anbieterprüfung geht

Vor einer neuen Zusammenarbeit stehen vier Fragen: Existiert der Anbieter überhaupt, wie heisst er offiziell, wo hat er seinen Sitz, und ist er mehrwertsteuerpflichtig?

Die eine Quelle ist das UID-Register des Bundesamts für Statistik, die andere das Handelsregister. Der Eintrag im offiziellen UID-Register des BFS ist für die Unternehmen kostenlos.

Das UID-Register als erste Anlaufstelle

Jedes in der Schweiz aktive Unternehmen erhält eine einheitliche Unternehmens-Identifikationsnummer (UID). Diese vergibt das Bundesamt für Statistik (BFS), das auch das offizielle UID-Register führt.

Die Suche im UID-Register ist kostenlos und erfolgt über den Firmennamen oder direkt über die Nummer. Sie liefert die UID, den offiziellen Namen und den Firmensitz.

Der Abgleich stützt sich auf diese drei Angaben. Weicht der Name auf der Rechnung vom Registereintrag ab, fragen Sie beim Anbieter nach, bevor Sie die erste Zahlung auslösen.

Handelsregistereintrag: was er belegt und was nicht

Wer im Handelsregister eingetragen ist, erhält automatisch eine UID. Die kantonalen Handelsregisterämter nutzen die UID. Die frühere Handelsregisternummer wurde durch die UID abgelöst; die Umstellung war bis Ende 2013 abgeschlossen.

Umgekehrt gilt das nicht: Eine UID setzt keinen Handelsregistereintrag voraus. Sie wird auch an nicht registrierte wirtschaftliche Einheiten, an Vereine, an Stiftungen und an Einzelunternehmen vergeben.

Ein Handelsregistereintrag belegt eine Registrierung, nicht deren wirtschaftliches Gewicht. Weder der Eintrag noch die UID sagen etwas über Umsatz, Bonität oder personelle Ressourcen aus.

Fehlt ein Handelsregistereintrag, ist der Anbieter nicht automatisch unseriös; es fehlt eine Informationsquelle.

UID-Register vs. Handelsregister – Unterschiede und Gemeinsamkeiten

UID-Format und Prüfziffer als formale Kontrolle

Die UID hat das Format CHE-123.456.789. CHE ist das ISO-Länderkürzel der Schweiz. Neben der Standardform toleriert die ESTV Schreibweisen wie CHE 123 456 789 oder CHE123456789.

Die acht Ziffern nach dem Kürzel werden zufällig vergeben und sind nicht sprechend: Sie enthalten keine Angabe zu Branche, Region oder Alter des Unternehmens. Die neunte Ziffer ist eine Prüfziffer, berechnet aus den ersten acht Ziffern.

Eine angegebene Nummer lässt sich damit formal kontrollieren: Präfix CHE, neun Ziffern, stimmige Prüfziffer. Besteht eine Nummer diese Prüfung nicht, kann sie nicht die UID des Anbieters sein.

Die UID bleibt bei Namens- oder Sitzänderungen unverändert. Sie identifiziert das Unternehmen dauerhaft, während Name und Adresse wechseln können – ein alter Registerauszug bleibt über die Nummer auffindbar.

Wichtige Fakten zur UID in der Schweiz

MWST-Nummer prüfen, ohne sie mit der UID zu verwechseln

Die MWST-Nummer besteht aus der UID mit dem Zusatz «MWST» und hat das Format CHE-123.456.789 MWST. Der Zusatz kann auch italienisch (IVA) oder französisch (TVA) erfasst werden.

Die englische Abkürzung «VAT» ist im Schweizer Kontext nicht erlaubt. Erscheint sie auf einer Rechnung, ist die Darstellung nicht regelkonform.

Die ESTV toleriert weitere Darstellungen, etwa CHE123456789MWST oder 123.456.789.

Erhält ein mehrwertsteuerpflichtiger Leistungsempfänger eine Rechnung mit abweichender Darstellung, kann er die Vorsteuer trotzdem geltend machen, sofern die Voraussetzungen nach Artikel 28 bis 33 MWSTG erfüllt sind.

Nicht verwechseln: Die schweizerische UID und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der EU werden beide mit UID abgekürzt, haben aber nichts miteinander zu tun.

Unternehmen mit Sitz in der Schweiz, die keine Leistungen in der EU erbringen, besitzen keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – und benötigen auch keine.

Was UID und Handelsregister nicht aussagen

Eine UID belegt, dass eine Einheit im UID-Register erfasst ist. Sie ist kein Nachweis für Bonität, Zahlungsfähigkeit oder laufende Geschäftstätigkeit.

Das UID-Register ist nicht das Handelsregister. Ein Handelsregisterauszug und der UID-Eintrag sind zwei verschiedene Dokumente mit unterschiedlichem Inhalt.

Namensgleichheiten und abweichende Schreibweisen lassen sich über die Nummer allein nicht auflösen. Zeigt die Suche mehrere ähnliche Namen, brauchen Sie zusätzliche Angaben wie Sitz oder Rechtsform.

Für höhere Auftragsvolumen, Vorauszahlungen oder eine erstmalige Zusammenarbeit bleibt eine weitergehende Prüfung nötig – etwa Handelsregisterauszug, Referenzen oder eine Bonitätsauskunft.

Vorteile und Grenzen der UID- und Handelsregistereintragung

Abgleich in der Praxis: Rechnung, Register und Handelsregistereintrag

Erster Schritt: die UID von der Rechnung oder aus dem Vertrag im UID-Register eingeben und den dort hinterlegten Namen sowie den Sitz mit dem Dokument vergleichen.

Zweiter Schritt: die MWST-Nummer auf den Zusatz MWST, TVA oder IVA prüfen. Steht dort «VAT» oder fehlt der Zusatz ganz, obwohl der Anbieter MWST verrechnet, ist eine Rückfrage angezeigt.

Dritter Schritt: einen allfälligen Handelsregistereintrag des Anbieters gegenprüfen. Fehlt er, ist das kein Ausschlusskriterium, aber ein Hinweis darauf, dass die übrigen Angaben sorgfältiger zu prüfen sind.

Vierter Schritt: das Ergebnis intern festhalten – Datum der Prüfung, geprüfte Nummer, gefundener Name und Sitz, Abweichungen und deren Klärung. So lässt sich bei der nächsten Rechnung nachvollziehen, was bereits geprüft wurde.

Prüfcheckliste für Anbieterprüfungen

Zum Weiterlesen: UID-Nummer Schweiz: Das musst du zu Aufbau, Suche und Verwendung auf Rechnungen wissen (nextesy.com).