Softwareauswahl Schweiz: Funktionen, Lizenzen, Betriebskosten

Softwareauswahl in der Schweiz: vom Bedarf statt vom Trend ausgehen

In der DSAG-Investitionsumfrage, durchgeführt im Januar und Februar 2024, gibt rund die Hälfte der Befragten an, beim Thema Digitalisierung noch nicht weit zu sein.

Im August und September 2024 fand eine Mitgliederumfrage der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG) und der Americas SAP User Group (ASUG) statt. 246 Personen nahmen teil: 73 Prozent aus Deutschland, 11 Prozent aus Österreich, 10 Prozent aus der Schweiz, 6 Prozent aus anderen Ländern.

Nur 11 Prozent der Befragten gaben an, problemlos mit der Geschwindigkeit des Wandels auf technischer, gesellschaftlicher oder wirtschaftlicher Ebene mithalten zu können. 59 Prozent schaffen dies einigermassen, 24 Prozent gar nicht.

Die Softwareauswahl lässt sich entlang von drei Achsen ordnen: Funktionen, Lizenzen und Betriebskosten. Die erste klärt, welche Funktionen ein Prozess zwingend braucht, die zweite, wofür tatsächlich bezahlt wird, die dritte, was der Betrieb über die Laufzeit kostet. Wer alle drei Achsen vor der Unterschrift prüft, vermeidet den häufigsten Fehlkauf: bezahlten Funktionsumfang, der nie genutzt wird.

Cloud-ERP-Lizenzen hängen vom Modulumfang und der Funktionstiefe ab.

Prüfbar wird diese Kette erst mit einer Angabe je Achse: eine Muss-Funktion, ein Lizenzmodell mit Nutzerkreis und eine laufende Kostenposition. Fehlt eine der drei Angaben, bleibt die Auswahl eine Annahme.

Je Achse steht ein benannter Anbieter: Bissantz mit Decision Intelligence für Controlling, der One-Click-Recruiter von Jobcluster für HR und SAP für ERP; für die Lizenzseite stehen bbi.ch und isw-adtools. Diese Namen sind der Prüfmassstab, nicht die Empfehlung.

Ausschlaggebend ist der konkrete Bedarf, nicht die auffälligste Trendlösung. Der Anbieter EntekSystems hält in einem Fachbeitrag vom 15. November 2022 fest: Welche Tools, Standards und Prozesse sich ab welchem Unternehmensstadium lohnen, richtet sich nach Branche, bestehenden Problemen auf Prozessebene und Faktoren wie der Mitarbeiterzufriedenheit.

Die Unternehmensgrösse ist eine gute, aber keine absolute Messgrösse: Sie erlaubt keine verlässliche Aussage über die Gesamtmenge der zu verwaltenden Objekte oder Systeme.

Sinnvoll ist ein Vorgehen in drei Schritten: zuerst Ist-Zustand und drängendste Probleme beschreiben, dann den Reifegrad des eigenen Unternehmens ehrlich einschätzen, erst danach den Markt nach passenden Lösungen durchsuchen. Wer diesen Weg überspringt, kauft häufig Funktionsumfang ein, der nie genutzt wird.

Für Schweizer ERP-Software steht ein benanntes Beispiel: Proffix zählt mit knapp 4 000 Kunden und über 12 000 Benutzern zu den erfolgreichsten Software-Produkten im Schweizer Markt (swissmadesoftware.org).

Schweizer Bezugspunkte sind der Anbieter bbi.ch für Lizenzmodelle, Rentsch Partner für Open Source im ICT-Recht und die 10 Prozent Schweizer Teilnehmenden der Umfrage von August und September 2024. Die Werte 11, 59 und 24 Prozent beschreiben die gesamte Stichprobe, nicht eine Schweizer Teilerhebung.

Die laufenden Kosten umfassen mehr als den Lizenzpreis. Wer nur den Lizenzpreis vergleicht, vergleicht nur einen Teil der Rechnung.

Die Gesamtkosten eines ERP-Systems setzen sich aus der einmaligen Beschaffungsinvestition und den wiederkehrenden Betriebskosten zusammen. Unterschiedliche Kosten je nach Anbieter sind der Regelfall: Eine ETH-Dissertation von Thomas Widmer zeigt deutliche Unterschiede bei den Kostenanteilen von Unterhalt, Beratung, Hardware und Lizenzkosten (myfactory.com).

Schweizer Anbieter müssen zusätzlich lokale Anforderungen abdecken. ProConcept erhielt als eine der ersten ERP-Firmen in der Schweiz die Zertifizierung nach der Norm Swissdec 5 (proconcept.ch).

Drei Schritte zur richtigen Softwareauswahl in der Schweiz

Funktionen priorisieren: Prozesse, Kennzahlen und Nutzende zusammenbringen

Der Funktionsumfang folgt nicht aus einem Produktdatenblatt, sondern aus dem eigenen Unternehmen. EntekSystems nennt als Bezugsgrössen Unternehmensgrösse, Branche, bestehende Probleme auf Prozessebene und Mitarbeiterzufriedenheit.

Vier Kategorien mit je eigenen Muss-Fragen: HR-Software (Reporting-Kennzahlen und Recruiting), Controlling-Software (Planung, Analyse und Reporting), Inventarverwaltung (Bestand an Assets und Lizenzen) und ERP (Cloud oder On-Premises). Die Kategorie steht vor dem Produkt; sie bestimmt, welche Funktionen überhaupt zur Auswahl stehen.

Benannte Lösungen stehen für drei der vier Kategorien: Für HR nennt HRNeeds den One-Click-Recruiter von Jobcluster. Für Controlling steht Bissantz mit Decision Intelligence. Für ERP steht SAP. Jeder Name wird an einer Muss-Funktion gemessen, nicht am Bekanntheitsgrad.

Ein Urteil je Kategorie: Bissantz mit Decision Intelligence misst sich an den abgeleiteten Handlungsempfehlungen, der One-Click-Recruiter von Jobcluster an den gebündelten HR-Kennzahlen, SAP an der geklärten Betriebsform. Für die vierte Kategorie beschreibt solid.ch die RFID-Inventarisierung, die Waren und Anlagen ohne physischen Kontakt erfasst.

Benannt und datiert ist der Prüfstein der Controlling-Kategorie: Bissantz zeigt Decision Intelligence als Use Case am Congress der Controller 2026 in München.

Controlling-Software deckt Planung, Analyse und Reporting ab. Bissantz erweitert diesen Umfang unter dem Begriff Decision Intelligence: Kennzahlen werden mit Kontextinformationen und vorhandenem Unternehmenswissen verknüpft. Steht diese Einordnung nicht auf der Muss-Liste, bleibt der Bericht ohne Handlungsempfehlung.

Inventarverwaltung braucht den Bestand an Assets und Lizenzen, nicht die Kopfzahl: Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden lässt über die Grösse keine absolute Aussage zur Gesamtmenge zu. ERP braucht die Zeile Cloud oder On-Premises. Beide Punkte gehören vor die Produktauswahl.

Eine Auswahl-Checkliste für Funktionen enthält Muss-Funktionen, Kann-Funktionen, benötigte Reporting-Kennzahlen, Zahl und Rollen der Nutzenden sowie die betroffenen Prozesse. Jede Zeile braucht einen Namen im eigenen Betrieb; fehlt er, bleibt die Anforderung unbegründet.

Ein Zehn-Personen-Betrieb braucht andere Werkzeuge und Standards als ein Betrieb mit hundert Mitarbeitenden. Die Anforderungen an IT-Sicherheit, Datentransparenz und organisatorischen Reifegrad unterscheiden sich deutlich.

Mit der Grösse steigt das Gewicht zweier Anforderungen: Im Bereich der IT-Sicherheit wird ein Angriffsszenario interessanter, ebenso der schnelle und einheitliche Zugriff auf Informationen jeglicher Art. Beide Punkte gehören auf die Muss-Liste, sobald ein Betrieb diese Grösse erreicht.

Daraus entsteht eine zweispaltige Liste: Muss-Funktionen, ohne die ein Prozess nicht abgebildet werden kann, und Kann-Funktionen, die den Alltag erleichtern, aber nicht zwingend sind. Diese Liste ist die Grundlage für jeden Vergleich.

Strukturierte Softwarevergleiche mit unverbindlicher Empfehlung durch Fachleute – wie sie etwa HRNeeds für HR-Software anbietet – erleichtern den Marktüberblick, ersetzen aber die eigene Priorisierung nicht.

Ein häufig unterschätztes Muss-Kriterium sind die Reporting-Anforderungen. HR-Reporting besteht laut HRNeeds in der strukturierten Erfassung und Präsentation aktueller Personaldaten und in der regelmässigen Erstellung standardisierter Berichte.

Typische Inhalte sind Performance von Rekrutierungskanälen, Personalbestand, Fluktuation, Neueinstellungen und Austritte sowie Einhaltung von Schulungszielen. Wer weiss, welche Auswertungen regelmässig gebraucht werden, kann daraus konkrete Funktionsanforderungen formulieren.

Der Rhythmus gehört zur Anforderung: HRNeeds nennt monatliche Auswertungen. Was monatlich gebraucht wird, ist eine Muss-Funktion; was einmal im Jahr anfällt, bleibt Kann.

HR-Reporting und HR-Analytics ruhen auf denselben Daten, unterscheiden sich aber in Zielen, Methoden der Datengewinnung und Ergebnissen. Reporting schafft den Überblick über die laufende Leistung, Analytics bereitet strategische Entscheidungen vor. Wer beides gleichsetzt, fordert Berichte, wo Analysen gebraucht werden.

Nutzende gehören früh in diesen Prozess. Die Mitarbeiterzufriedenheit ist bei EntekSystems ausdrücklich einer jener Faktoren, die bestimmen, welche Werkzeuge sich lohnen. Wer die täglichen Nutzenden erst bei der Einführung einbezieht, riskiert, dass Muss-Kriterien an der Realität vorbeigehen.

Ein konkretes Werkzeug nennt HRNeeds: Moderne Recruiting-Tools wie der One-Click-Recruiter von Jobcluster bündeln die relevanten HR-Kennzahlen in einer Übersicht. Sobald Rekrutierungszahlen zu den Muss-Kriterien gehören, kommt ein solches Werkzeug auf die Liste.

Funktionsanforderungen bleiben unvollständig, solange die beiden anderen Achsen fehlen. Jede Muss-Funktion zieht eine Lizenz und laufende Betriebskosten nach sich. Wer das früh mitrechnet, streicht Kann-Funktionen leichter und verhandelt mit belegtem Bedarf.

Urteil für Controlling: Bissantz mit Decision Intelligence ist geeignet, wenn Kennzahlen mit Kontextinformationen und vorhandenem Unternehmenswissen verknüpft werden sollen; sonst bleibt der Bericht ohne Handlungsempfehlung.

Urteil für HR: Der One-Click-Recruiter von Jobcluster ist geeignet, sobald Rekrutierungszahlen und gebündelte HR-Kennzahlen zu den Muss-Kriterien gehören.

Urteil für ERP: SAP ist geeignet, wenn die Betriebsform Cloud oder On-Premises geklärt ist.

Für die Inventarverwaltung erfasst ein IT-Inventar den Bestand an Assets und Lizenzen; Coresection führt es in seinem Schweizer Workspace (swissmadesoftware.org). Wer den Bestand kennt, kann daraus die Zahl der Lizenzen ableiten und jede Lizenz einer Muss-Funktion zuordnen.

Der Bestand ist die Bezugsgrösse der Inventarverwaltung. Mit RFID lässt sich ein 300 m² grosses Lager in nur 3 Minuten inventarisieren (solid.ch).

Prioritätenliste für Funktionen in der Softwareauswahl

Lizenzen prüfen und ungenutzte Software vermeiden

Ein erheblicher Teil der Softwarekosten entsteht durch bereits Bezahltes, nicht durch Neuanschaffung. Nach Einschätzung von EntekSystems zahlen viele Unternehmen für Software, die kaum genutzt wird. Unnötige Lizenzen belasten Budgets und lassen sich durch gezieltes Management senken.

Häufig deckt die bezahlte Software nur einen Teil des Bedarfs ab; der Rest läuft über Tabellenkalkulationen und manuelle Schritte.

Zu den gängigen Lizenzformen zählen Einzelplatzlizenz (Single User License), Mehrplatzlizenz (Multi-User / Multi-Seat License), Concurrent-Use-Lizenz, Standortlizenz (Site License), Enterprise-Lizenz, Volumenlizenz, Subscription-Lizenz, Perpetual License (Kauflizenz), OEM-Lizenz, Floating License, Named-User-Lizenz und Open-Source-Lizenz.

Neben diesen Formen nennt isw-adtools Freeware, Shareware und Trialware, die Techniker-Lizenz für Service-Provider und MSP sowie zeitlich befristete Testlizenzen. Der Anbieter führt selbst vier Lizenzformen: Site-License, Enterprise-License, Technical-License und befristete Testlizenzen; die Einzelheiten regelt seine Endnutzer-Lizenzvereinbarung.

bbi.ch behandelt die Wahl zwischen Concurrent Lizenz und Named User Lizenz als Grundsatzfrage der Lizenzmodelle. Ein Patentrezept für die richtige Wahl gibt es nicht; zu klären sind Kosten und License Compliance zugleich.

Cloud-ERP-Lizenzen hängen vom Modulumfang und der Funktionstiefe ab. Bei Abo-Modellen darf Wartung nicht nochmals auf den Abo-Preis addiert werden, sonst werden Kosten doppelt gezählt.

Eine Named User Lizenz gilt für definierte und namentlich registrierte Nutzer. Concurrent Lizenzen, auch Floating Lizenzen genannt, sind Gruppenlizenzen: Eine festgelegte Gruppe darf gleichzeitig nutzen, unabhängig davon, wer aus dem Team zugreift.

Eine Einzelplatzlizenz erlaubt die Installation auf einem einzigen Computer; manche Hersteller gestatten zusätzlich ein mobiles Zweitgerät, solange es nicht gleichzeitig genutzt wird. Mehrplatzlizenzen gibt es typischerweise als 5er-, 10er- oder 25er-Pakete. Bei Concurrent Lizenzen überwacht ein Lizenzserver die aktiven Sitzungen und verweigert den Zugang, sobald das Limit erreicht ist.

Concurrent Lizenzen sind personenunabhängig, organisatorisch einfacher, oft langfristig kostengünstig, überall nutzbar und benötigen in grösseren Teams tendenziell weniger Lizenzen. Nachteilig sind die nötige Zusatzsoftware für Lizenzmanagement, die vergleichsweise hohe Anfangsinvestition und ein begrenzter Zugang in Spitzenzeiten.

Für Teams mit Schichtbetrieb oder häufigen Vertretungen ist die Concurrent Lizenz oft die günstigere Wahl, weil eine Lizenz mehrere Personen abdeckt. Kleine Betriebe trifft die vergleichsweise hohe Anfangsinvestition härter. Eine Standard-Empfehlung gibt es nicht: Die Wahl soll die License Compliance einhalten, nicht nur Kosten senken.

Das Urteil je Modell: Named User Lizenz für namentlich registrierte Nutzer, Concurrent Lizenz für Schichtbetrieb und häufige Vertretungen, Einzelplatzlizenz für eine einzige Installation.

Einzelplatzlizenzen haben geringe Einstiegskosten, werden bei vielen Nutzern aber teuer. Mehrplatzlizenzen sind pro Platz günstiger als Einzellizenzen, die Anzahl ist jedoch fest; bei Wachstum müssen weitere Lizenzen nachgekauft werden.

Beispiele für Einzelplatzlizenzen sind Microsoft Office Home, Adobe Photoshop Einzellizenz und JetBrains IntelliJ IDEA Individual. Beispiele für Mehrplatzlizenzen sind Microsoft 365 Business (5-Geräte-Plan) und Kaspersky Endpoint Security 10er-Pack.

Die genannten Beispiele stehen für drei verschiedene Bezugsgrössen: eine einzelne Installation, fünf Geräte, zehn Plätze. Wer Angebote vergleicht, muss dieselbe Bezugsgrösse verwenden; sonst stehen Zahlen nebeneinander, die sich nicht vergleichen lassen.

Die Namen lassen sich den Bezugsgrössen zuordnen: Microsoft Office Home, Adobe Photoshop als Einzellizenz und JetBrains IntelliJ IDEA Individual stehen für eine Installation, Microsoft 365 Business im 5-Geräte-Plan für fünf Geräte, das Kaspersky Endpoint Security 10er-Pack für zehn Plätze. Ein Angebotsvergleich beginnt bei dieser Zuordnung.

Fünf Bezugsgrössen sind zu unterscheiden: eine Installation, fünf Geräte, zehn Plätze, ein 25er-Paket und eine Volumenlizenz ab etwa 10 Lizenzen. Für Schweizer ERP-Software sind Paketpreise pro Nutzer und Monat öffentlich: Proffix Px5 nennt CHF 49 für das Personalpaket und CHF 120 für das KMU-Paket, jeweils als Nutzungsgebühr bei 3 Nutzern (allix.ch).

Mehrplatzlizenzen oder Named-User-Subscriptions bieten ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Volumenlizenzen sollten ab etwa 10 Lizenzen geprüft werden.

Open-Source-Software wird unter einer Open Source Lizenz verbreitet; die Open Source Initiative (OSI) hat bis heute etwa 60 Lizenzen als definitionskonform akzeptiert. In der Praxis unterscheidet man nach Copyleft/Non-Copyleft sowie GPL kompatibel/inkompatibel.

Die OSI führt die Übersicht der konform bestätigten Lizenzen und nimmt eine Lizenz erst auf, wenn sie die Open Source Definition erfüllt. Diese Übersicht dient als Register der Lizenzprüfung.

Rentsch Partner ordnet Open Source im ICT-Recht ein: Die Freiheiten zur Weiterverbreitung, Vervielfältigung, Änderung und Bearbeitung sind urheberrechtliche Voraussetzungen dafür, dass Software weiterentwickelt werden kann. Als konform gelten nur Lizenzen, welche die Open Source Definition der OSI erfüllen.

Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche Software ist im Einsatz, von wem, wie häufig und für welche Aufgabe? Eine Inventarverwaltung beantwortet diese Frage systematisch und zeigt, welche Lizenzen tatsächlich verwendet werden und welche nur auf dem Papier bestehen.

Alexander van der Steeg nennt in seinem Fachbeitrag zur Inventarverwaltung das Beispiel eines Unternehmens mit 50 Mitarbeitenden. Über die Unternehmensgrösse, also die Anzahl der Mitarbeitenden, lässt sich keine absolute Aussage zur Gesamtmenge der Assets machen. Die Zahl der Lizenzen folgt dem Bestand, nicht der Kopfzahl.

Die blosse Anzahl Mitarbeitender sagt wenig aus, weil sich der Bestand an Systemen und Objekten je nach Branche und Prozesslandschaft stark unterscheidet.

Lizenzmanagement ist keine einmalige Aktion, sondern eine laufende Aufgabe. Wer Prüfrhythmen, Verantwortlichkeiten und Nachweise zur Nutzung festlegt, kann frei werdende Mittel für tatsächlich priorisierte Themen einsetzen. Wer darauf verzichtet, bezahlt Jahr für Jahr für Funktionalität, die niemand abruft.

Praktisch bewährt hat sich, die Lizenzprüfung mit der Prozessüberprüfung zu verbinden: Wo ein Prozess wegfällt oder automatisiert wird, verschwindet meist auch eine Lizenz. So bleibt die Anzahl der Werkzeuge im Verhältnis zur tatsächlichen Arbeitslast.

Jede Lizenz sollte einer Muss-Funktion zugeordnet sein. Fehlt diese Zuordnung, ist die Lizenz ein Kandidat für die Streichung. EntekSystems nennt Branche, bestehende Prozessprobleme und Mitarbeiterzufriedenheit als Bezugsgrössen – sie taugen auch für die Lizenzprüfung.

Für die Lizenzprüfung gehört zu jeder Lizenz: genutzte Funktion, Nutzerkreis, Lizenzmodell, Prüfrhythmus, Verantwortliche und Nachweis der Nutzung. Fehlt die Zuordnung zu einer Muss-Funktion, ist die Lizenz ein Streichungskandidat.

Jede Lizenz, die auf der Liste bleibt, zieht weitere Kosten nach sich: Betrieb, Wartung und Support, Schulung der Nutzenden, Integration in bestehende Systeme und Datenmigration. Sie sollte deshalb nicht nur einer Muss-Funktion dienen, sondern auch in der Kostenrechnung bestehen. Fehlt beides, ist sie ein Streichungskandidat.

Urteil: Named User Lizenz für namentlich registrierte Nutzer, Concurrent Lizenz für Schichtbetrieb und häufige Vertretungen, Einzelplatzlizenz für eine einzige Installation. bbi.ch behandelt Concurrent Lizenz und Named User Lizenz als Grundsatzfrage der Lizenzmodelle.

Schweizer Rechtsgrundlage der Lizenzprüfung: Rentsch Partner ordnet Open Source im ICT-Recht ein, die OSI führt das Register der konform bestätigten Lizenzen.

In der Schweiz kommen zusätzliche lokale Anforderungen an die Software hinzu. bbi.ch bleibt der benannte Anbieter für Lizenzmodelle.

Die Kosten verteilen sich je Lizenzart unterschiedlich: Eine Kauflizenz bündelt den Preis am Anfang; bei gehosteten Modellen fallen laufende Nutzungsgebühren an. Wer die Kauflizenz wählt, plant die laufenden Kosten von Anfang an ein.

Betriebskosten analysieren: Kostenpositionen und ERP-Preisangaben

Laut EntekSystems lässt sich über eine Kostenanalyse schnell entscheiden, welche Massnahmen sich rentieren und höchste Priorität geniessen sollten – und welche nachgelagert anzugehen sind. Die Kostenrechnung ist damit nicht bloss Kontrollaufgabe, sondern bestimmt die Reihenfolge der Vorhaben.

Eine Vergleichstabelle führt je Vorhaben die Funktion, das Lizenzmodell, die laufende Kostenposition, den Integrationsbedarf und den erwarteten Nutzen. So lassen sich Angebote vergleichen, statt sie zu addieren.

Gerechnet wird in Franken je Bezugsgrösse, nicht je Kopf: eine Installation, fünf Geräte, zehn Plätze oder ein 5er-, 10er- oder 25er-Paket. Microsoft 365 Business im 5-Geräte-Plan deckt fünf Geräte ab, das Kaspersky Endpoint Security 10er-Pack zehn Plätze. Volumenlizenzen sind ab etwa 10 Lizenzen zu prüfen.

Öffentliche Paketpreise für Schweizer ERP-Software: Proffix Px5 nennt CHF 52 pro Nutzer und Monat für das Buchhaltungspaket, CHF 54 für das Auftragsbearbeitungspaket und CHF 85 für das Warenwirtschaftspaket, jeweils als Nutzungsgebühr bei 3 Nutzern (allix.ch). Eine ERP-Einführung verursacht Aufwände, die über die Jahreslizenz hinausgehen.

Zu den laufenden Kosten gehören mehr als die Lizenzgebühren. Je nach Lösung kommen Aufwände für Betrieb, Wartung und Support, Schulung der Nutzenden, Integration in bestehende Systeme und Datenmigration hinzu.

Bei Concurrent Lizenzen kommt eine eigene Software für das Lizenzmanagement als zusätzlicher Posten dazu; bbi.ch nennt sie als eigene Position neben der vergleichsweise hohen Anfangsinvestition.

Zu den laufenden Kosten gehören mehr als die Lizenzgebühren: Bei klassischen Kauf- und On-Premises-Lizenzen fallen zusätzlich jährliche Wartungsgebühren an. Diese Position gehört in dieselbe Rechnung wie Betrieb, Schulung, Integration und Datenmigration.

Auch der interne Aufwand für Betreuung und Pflege der Lösung ist eine Kostenposition. Diese Grössen sollten in derselben Rechnung erscheinen wie der erwartete Nutzen.

Auch die Übersetzung von Zahlen in Entscheidungen ist eine Kostenposition: Sie ist aufwendig, personell geprägt und nur begrenzt skalierbar. Wer sie nicht einplant, unterschätzt den internen Aufwand, der zusätzlich zu Lizenzgebühren und Betrieb anfällt.

Kennzahlen machen die Leistungsfähigkeit vergleichbar. Key Performance Indicators (KPIs) ermöglichen es, die Leistung von Unternehmensbereichen zu quantifizieren, und liefern Erkenntnisse über Kosten, beispielsweise im Bereich des Recruitings.

Laut einer Studie von Onlyfy by Xing verzichten gegenwärtig 29 Prozent aller Personalverantwortlichen darauf, solche HR-Kennzahlen zu erfassen. Damit fehlt ein Teil der Entscheidungsgrundlage, auf der eine Kostenanalyse aufbauen könnte.

Auf dieser Basis lassen sich Vorhaben in eine Rangfolge bringen: Massnahmen mit klarem Kosten-Nutzen-Verhältnis zuerst, alles Weitere später. Wer die Reihenfolge nicht aktiv setzt, setzt sie faktisch nach Dringlichkeit des Alltags – und nicht nach betriebswirtschaftlicher Wirkung.

Für die Rangfolge braucht es einen festen Massstab. Als Bezugsgrössen dienen Unternehmensgrösse und Branche, bestehende Probleme auf Prozessebene, Mitarbeiterzufriedenheit sowie der Integrationsbedarf. Wer den Massstab vor der Evaluation festlegt, kann Angebote vergleichen, statt sie zu addieren.

Laut der Studie «Künstliche Intelligenz im Personalwesen» (2025) von Bitkom kann die Nutzung von KI bei der Personalplanung zu einer Zeit- und Kostenreduktion beitragen. Solche Effekte gehören in dieselbe Rechnung wie Lizenzgebühren, Betrieb, Schulung und Integration.

Die Bitkom-Studie nennt fünf Anwendungsgebiete, in denen KI Zeit und Kosten senken kann: Prognose des Personalbedarfs, Workforce-Optimierung, Schichtplanerstellung, Budgetplanung und langfristige Personalplanung. Im Personalwesen selbst liegen die Nutzungswerte tiefer als in anderen Bereichen.

Drei benannte Lösungen mit je eigener Kostenstruktur: Bissantz für Controlling, der One-Click-Recruiter von Jobcluster für HR und SAP für ERP. Jede bringt Betrieb, Schulung der Nutzenden und Integration als eigene Positionen mit. Die Lizenzgebühr ist der Einstieg, nicht die Gesamtrechnung.

Ein Vorhaben fällt aus der Rangfolge, wenn es keine Muss-Funktion bedient und keine laufende Kostenposition hat. Bissantz für Controlling, der One-Click-Recruiter von Jobcluster für HR und SAP für ERP bestehen diese Prüfung nur, wenn Betrieb, Schulung und Integration mitgerechnet sind.

Urteil: Eine Lösung besteht die Kostenprüfung nur, wenn Lizenzgebühr, Betrieb, Wartung und Support, Schulung, Integration, Datenmigration und interner Betreuungsaufwand mit einer Muss-Funktion verknüpft sind.

Der interne Aufwand für Datenmigration, Tests und Schulung kommt zu den externen Kosten hinzu. Schulung und Change Management sind je nach Projektgrösse eigene Budgetpositionen.

Für Betrieb und Support fallen in der Schweiz je nach Umfang und Anbieter eigene Kostenpositionen an. Schulung und Change Management sind ebenfalls einzuplanen.

Die Gesamtkosten setzen sich aus Beschaffung und Betrieb zusammen: Software und Lizenzen, Dienstleistungen für Auswahl und Anpassung, Einführung mit Datenmigration und Schulung sowie Aufwände für Betrieb und Updates (myfactory.com). Wer den Total Cost of Ownership berechnen will, muss über den reinen Lizenzpreis hinausdenken.

Cloud oder On-Premises: Betriebsmodell mit Kosten und Funktionen abgleichen

Am DSAG-Jahreskongress 2024 sagte Jens Hungershausen, Vorstandsvorsitzender der DSAG: «Cloud-ERP-Systeme sind für viele Anwendungsfälle der richtige Weg.»

Gleichzeitig betonte er, aus Sicht der Anwendervereinigung behielten auch On-Premises-Systeme noch einige Zeit hohe Relevanz. Beide Modelle bleiben Optionen; die Entscheidung gehört zum Anwendungsfall, nicht zum Zeitgeist.

Beim DSAG-Jahreskongress sorgte zudem SAPs Zwangskoppelung von Künstlicher Intelligenz und Cloud für Kritik. Diese Kritik ist auch für KMU relevant: Wer KI-Funktionen braucht, aber aus betrieblichen Gründen nicht vollständig in die Cloud wechseln will oder kann, sollte prüfen, welche Funktionen tatsächlich an ein bestimmtes Betriebsmodell gebunden sind und welche nicht.

Für den Entscheid sind drei Grössen abzugleichen: benötigte Funktionen, laufende Kosten und Integrationsbedarf. Zu den Integrationsfragen gehören Schnittstellen zu bestehenden Systemen, Datenhaltung, Skalierbarkeit, Verfügbarkeit, Abhängigkeiten vom Anbieter und der Aufwand bei einem späteren Wechsel.

Erst wenn diese Punkte geklärt sind, ist das Betriebsmodell begründet. Fehlt intern das Wissen für den Betrieb eigener Systeme, kann ein höherer Grad an Fremdbetreuung wirtschaftlicher sein – und umgekehrt. Das Betriebsmodell ist deshalb auch eine Frage der intern verfügbaren Kompetenzen.

Bei herkömmlichen Installationen fallen Kauf und Betrieb im eigenen Haus an. In der Cloud lässt sich die Benutzeranzahl jederzeit den aktuellen Bedürfnissen anpassen, monatliche Abo-Beiträge sorgen für Transparenz, und Kosten für Updates und Wartung entfallen (myfactory.com).

Die Wahl des Betriebsmodells verschiebt die Verteilung zwischen Lizenzgebühr und laufendem Betrieb, nicht die Muss-Funktionen.

Der DSAG-Jahreskongress 2024 in Leipzig zählte über 5'500 Teilnehmer. Im Zentrum stand die Rolle der Cloud als technischer Treiber der digitalen Transformation.

Unabhängig vom Betriebsmodell bleibt ein Posten gleich: Concurrent Lizenzen verlangen eine Zusatzsoftware für das Lizenzmanagement. Wer sie nicht einplant, unterschätzt die laufenden Kosten beider Modelle.

Das Betriebsmodell verbindet die Achse Lizenzen mit der Achse Betriebskosten. Wer es festlegt, ohne beide Achsen zu prüfen, entscheidet über künftigen Aufwand, ohne ihn zu kennen.

Urteil: SAP ist für ERP geeignet, wenn das Betriebsmodell geprüft wird. Das Betriebsmodell verschiebt die Verteilung zwischen Lizenzgebühr und laufendem Betrieb, nicht die Muss-Funktionen.

On-Premises verursacht laufenden Aufwand für Wartung und Infrastruktur. Cloud-Modelle werden über Abo-Beiträge abgerechnet.

Der Entscheid gleicht drei Grössen ab: benötigte Funktionen, laufende Kosten und Integrationsbedarf. Ohne diese Prüfung bleibt das Betriebsmodell eine Annahme.

Daten, Reporting und KI-Funktionen als Entscheidungsgrundlage

Reporting beginnt bei der Datenerhebung. HRNeeds beschreibt die Kernfunktion des HR-Reportings als strukturierte Erfassung und Präsentation aktueller Daten; empfohlen wird, diese auf einer Plattform zentralisiert und objektiv zu erheben.

Standardisierte, regelmässige Berichte schaffen den Überblick über die laufende Leistung. HR-Analytics geht darüber hinaus und dient der Bewertung der Leistung und der Vorbereitung strategischer Entscheidungen.

Die Studie «Künstliche Intelligenz im Personalwesen» (2025) von Bitkom untersuchte den KI-Einsatz in verschiedenen Bereichen des Personalwesens. 20 Prozent der befragten Unternehmen verwenden KI; im Vergleich zum Vorjahr ist die Zahl um fünf Prozent gestiegen.

Im Bereich des Personalwesens liegen die Werte jedoch niedriger. Als Anwendungsgebiete nennt die Studie die Prognose des Personalbedarfs, die Workforce-Optimierung, die Schichtplanerstellung, die Budgetplanung sowie die langfristige Personalplanung; die Nutzung von KI bei der Personalplanung kann zu einer Zeit- und Kostenreduktion beitragen.

Die Studie «KI-Kompetenzen in deutschen Unternehmen – Schlüssel zu einer Jahrhundertchance für Deutschland» veröffentlichte der Stifterverband in Kooperation mit McKinsey & Company 2025. Befragt wurden 1'000 Führungskräfte mit Personalverantwortung. 86 Prozent gaben an, ihr Unternehmen schöpfe die Potenziale von KI bislang nur in geringem Masse aus.

Hauptursache sind fehlende praktische Kompetenzen – 79 Prozent der Führungskräfte berichten, dass grundlegende KI-Kenntnisse in ihren Teams nicht ausreichend vorhanden sind. Zu den zentralen Hindernissen zählt auch das Fehlen einer klaren Strategie zum Aufbau von KI-Kompetenzen.

Ergänzend zur Befragung fanden 16 Interviews mit Führungskräften aus Unternehmen und acht mit Personalverantwortlichen aus Hochschulen statt. Für die Auswahlpraxis heisst das: Der Nutzen von KI-Funktionen hängt an der Datenlage und an den Kompetenzen im Team – beides lässt sich vor der Beschaffung prüfen.

In vielen Unternehmen sind Zahlen und Daten in grosser Menge vorhanden und werden doch nicht effektiv genutzt. Planungs- und Reporting-Prozesse liefern Kennzahlen, Kontextinformationen fehlen jedoch, und Ursachen über den Buchungsbeleg hinaus müssen separat erarbeitet werden.

Für die Softwareauswahl heisst das: KI-Funktionen sollten dort eingeplant werden, wo die Datenlage stimmt und die Nutzenden sie einordnen können. Der Anbieter Bissantz beschreibt unter dem Begriff Decision Intelligence einen Ansatz, bei dem Controlling-Daten mit zusätzlichen Kontextinformationen und vorhandenem Unternehmenswissen verknüpft werden.

Die Stärke der KI liege darin, Zusammenhänge zu erkennen, Ursachen zu strukturieren und Handlungsempfehlungen abzuleiten. Zuverlässige analytische Verfahren bleiben Grundlage der Datenverarbeitung.

Dieser kombinierte Ansatz soll Black-Box-Effekte verhindern, sodass Ergebnisse überprüfbar und jederzeit nachvollziehbar bleiben. Die fachliche Prüfung und Verantwortung bleibt integraler Bestandteil des Prozesses.

Genau diese Nachvollziehbarkeit ist bei der Evaluation ein hartes Kriterium – ebenso wie die Bereitschaft, in Kompetenzen und nicht nur in Lizenzen zu investieren.

Ein Urteil über KI-Funktionen braucht zwei Nachweise: eine Datenlage mit Kontextinformationen und Nutzende, die Ergebnisse einordnen können. Bissantz verknüpft Controlling-Daten mit Kontextinformationen und vorhandenem Unternehmenswissen; die fachliche Prüfung bleibt Teil des Prozesses.

Vor der Beschaffung prüfen: Datenlage, zentralisierte und objektive Erhebung, benötigte Standardberichte, Analytics-Ziele und KI-Kompetenzen im Team. Fehlt die Datenlage, fehlt die Grundlage für Funktionen und Betriebskosten.

Daten und Reporting sind damit die Grundlage der Achse Funktionen. Ohne regelmässige Kennzahlen lässt sich weder eine Muss-Funktion begründen noch eine Betriebskostenrechnung führen. Die Erhebung gehört deshalb vor die Beschaffung, nicht danach.

Urteil: KI-Funktionen sind nur dort sinnvoll, wo die Datenlage stimmt und die Nutzenden die Ergebnisse einordnen können. Bissantz verknüpft Controlling-Daten mit Kontextinformationen und vorhandenem Unternehmenswissen; die fachliche Prüfung bleibt Teil des Prozesses.

Der Zugriff auf Personaldaten lässt sich absichern: ProConcept sichert den Zugang zu Web-ERP und E-Salary mit einem Multi-Faktor-Authentifizierungsmechanismus aus Passwort und Verifizierungscode (proconcept.ch).

Datenschutz bleibt bei der Softwareauswahl ein Thema.

Einführung und laufende Überprüfung: Kontrolle früh aufbauen

EntekSystems empfiehlt, Kontrolle so früh wie möglich in vielen Bereichen zu integrieren, damit bei Unternehmenswachstum möglichst wenige Probleme auftreten. Für Software heisst das: Rollen, Berechtigungen, Datenqualität und Auswertungen sollten nicht erst geregelt werden, wenn die Organisation gewachsen und die Korrektur aufwendig ist.

Am DSAG-Jahreskongress 2024 betonte die DSAG, SAP, Anwender und Partner könnten die digitale Transformation nur gemeinsam erfolgreich gestalten.

Jens Hungershausen verwies darauf, dass Partner Unternehmen und Organisationen massgeschneiderte Lösungen und Dienstleistungen liefern und dazu beitragen, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Partner seien in vielen Gremien aktiv und oft gleichzeitig Anwender und Anbieter von Lösungen und den dazugehörigen Dienstleistungen, was sie für Kunden zu idealen Vermittlern mache.

Nutzende gehören in jede Phase: bei der Anforderungsdefinition, in der Einführung und bei der laufenden Überprüfung. Wer Betrieb, Prozesse und Lizenzen in einem festen Rhythmus überprüft, erkennt früh, wenn eine Lösung nicht mehr passt oder Funktionsumfang ungenutzt bleibt.

Aus dem DSAG-Jahreskongress 2024 stammt ein weiterer Hinweis zur Rollenverteilung: SAP-Partner wollen künftig enger in die Entscheidungen rund um das SAP-Lösungsportfolio eingebunden werden. Die DSAG bietet dafür den Partnerbeirat.

Digitalisierung ist in diesem Sinn eine gemeinsame Aufgabe von Anwendern, Anbietern und Partnern – und eine Daueraufgabe, nicht ein einmaliges Projekt.

Die laufende Überprüfung folgt denselben drei Achsen: genutzte Funktionen, tatsächlich benötigte Lizenzen und tatsächlich anfallende Betriebskosten. Ein fester Prüfrhythmus zeigt, wo Funktionsumfang ungenutzt bleibt oder eine Lizenz nur noch auf dem Papier besteht.

Bei Concurrent Lizenzen gehört der Lizenzserver in diesen Rhythmus: Er überwacht die aktiven Sitzungen und verweigert den Zugang, sobald das Limit erreicht ist. Wer ihn betreut, wird namentlich festgehalten.

Der Prüfrhythmus folgt einer kurzen Checkliste: genutzte Funktionen, benötigte Lizenzen, tatsächliche Betriebskosten, Datenqualität, Rollen und Berechtigungen. Jede Position wird mit Verantwortlichkeit und Nachweis geführt.

Ein Urteil über eine eingeführte Lösung ist eine Momentaufnahme: Bissantz, der One-Click-Recruiter von Jobcluster und SAP bleiben nur passend, solange ihre Muss-Funktion genutzt und ihre Lizenz einer Funktion zugeordnet bleibt.

Urteil: Bissantz, der One-Click-Recruiter von Jobcluster und SAP bleiben nur passend, solange ihre Muss-Funktion genutzt und ihre Lizenz einer Funktion zugeordnet bleibt. Die Prüfung folgt den drei Achsen.

Der Prüfrhythmus folgt dem eigenen Bestand an Funktionen, Lizenzen und Kosten und bleibt eine Daueraufgabe.