Selezione del software in Svizzera: funzioni, licenze e costi operativi

Selezione del software in Svizzera: partire dal bisogno invece che dalla tendenza

Nel sondaggio sugli investimenti della DSAG, condotto tra gennaio e febbraio 2024, circa la metà degli intervistati dichiara di non essere ancora avanzata nel tema della digitalizzazione.

Tra agosto e settembre 2024 si è svolto un sondaggio tra i membri del gruppo di utenti SAP di lingua tedesca (DSAG) e dell’Americas SAP User Group (ASUG). Hanno partecipato 246 persone: il 73% dalla Germania, l’11% dall’Austria, il 10% dalla Svizzera e il 6% da altri paesi.

Solo l’11% degli intervistati ha dichiarato di riuscire a tenere il passo senza problemi con la velocità del cambiamento a livello tecnico, sociale o economico. Il 59% ci riesce più o meno, il 24% per niente.

La selezione del software può essere ordinata lungo tre assi: funzioni, licenze e costi operativi. Il primo chiarisce quali funzioni un processo necessita obbligatoriamente, il secondo definisce per cosa si paga effettivamente, il terzo stabilisce quanto costa l’esercizio durante il ciclo di vita. Chi verifica tutti e tre gli assi prima della firma evita l’errore di acquisto più comune: pagare per un pacchetto funzionale che non viene mai utilizzato.

Le licenze ERP in cloud dipendono dall’estensione dei moduli e dalla profondità delle funzionalità.

Questa catena diventa verificabile solo con un’indicazione per ogni asse: una funzione obbligatoria, un modello di licenza con il relativo gruppo di utenti e una voce di costo ricorrente. Se manca una di queste tre indicazioni, la selezione rimane una supposizione.

Per ogni asse viene nominato un fornitore specifico: Bissantz con Decision Intelligence per il controlling, il One-Click-Recruiter di Jobcluster per le risorse umane e SAP per l’ERP; sul fronte delle licenze figurano bbi.ch e isw-adtools. Questi nomi servono come parametro di verifica, non come raccomandazione.

Determinante è il bisogno concreto, non la soluzione di tendenza più appariscente. Il fornitore EntekSystems sottolinea in un articolo specialistico del 15 novembre 2022 che la convenienza di determinati strumenti, standard e processi dipende dalla fase aziendale, dai problemi esistenti a livello di processo e da fattori come la soddisfazione dei dipendenti.

La dimensione aziendale è un buon indicatore, ma non assoluto: non permette di fare affermazioni affidabili sulla quantità totale di oggetti o sistemi da gestire.

È sensato procedere in tre passi: descrivere innanzitutto lo stato attuale e i problemi più urgenti, poi valutare onestamente il grado di maturità della propria azienda, e solo successivamente cercare sul mercato le soluzioni adatte. Chi salta questo percorso acquista spesso funzionalità che non verranno mai utilizzate.

Per il software ERP svizzero esiste un esempio nominato: Proffix, con quasi 4’000 clienti e oltre 12’000 utenti, è uno dei prodotti software di maggior successo sul mercato svizzero (swissmadesoftware.org).

I punti di riferimento svizzeri sono il fornitore bbi.ch per i modelli di licenza, Rentsch Partner per l’open source nel diritto ICT e il 10% di partecipanti svizzeri al sondaggio di agosto e settembre 2024. I valori dell’11%, 59% e 24% descrivono l’intero campione, non un sottoinsieme svizzero.

I costi operativi comprendono più del solo prezzo della licenza. Chi confronta solo il prezzo della licenza sta confrontando solo una parte del conto.

Il costo totale di un sistema ERP si compone dell’investimento iniziale di acquisizione e dei costi operativi ricorrenti. Differenze di costo a seconda del fornitore sono la regola: una tesi di dottorato del Politecnico federale di Zurigo (ETH) di Thomas Widmer mostra differenze significative nelle quote di costo per manutenzione, consulenza, hardware e licenze (myfactory.com).

I fornitori svizzeri devono inoltre coprire requisiti locali. ProConcept è stata una delle prime aziende ERP in Svizzera a ottenere la certificazione secondo la norma Swissdec 5 (proconcept.ch).

Tre passi per la corretta selezione del software in Svizzera

Priorizzare le funzioni: riunire processi, indicatori e utenti

L’ambito funzionale non deriva da una scheda tecnica del prodotto, ma dall’azienda stessa. EntekSystems indica come parametri di riferimento la dimensione aziendale, il settore, i problemi esistenti a livello di processo e la soddisfazione dei dipendenti.

Quattro categorie con rispettive domande obbligatorie: software HR (indicatori di reporting e recruiting), software di controlling (pianificazione, analisi e reporting), gestione dell’inventario (stock di asset e licenze) ed ERP (cloud o on-premises). La categoria precede il prodotto; essa determina quali funzioni siano effettivamente selezionabili.

Soluzioni nominate rappresentano tre delle quattro categorie: per le HR, HRNeeds cita il One-Click-Recruiter di Jobcluster. Per il controlling figura Bissantz con Decision Intelligence. Per l’ERP c’è SAP. Ogni nome viene misurato su una funzione obbligatoria, non sulla notorietà.

Un giudizio per categoria: Bissantz con Decision Intelligence si misura sulle raccomandazioni operative derivate, il One-Click-Recruiter di Jobcluster sugli indicatori HR aggregati, SAP sulla forma operativa chiarita. Per la quarta categoria, solid.ch descrive l’inventariazione RFID, che registra merci e impianti senza contatto fisico.

Nominato e datato è la pietra di paragone della categoria controlling: Bissantz presenta Decision Intelligence come caso d’uso al Congresso dei Controller 2026 a Monaco.

Il software di controlling copre pianificazione, analisi e reporting. Bissantz amplia questo ambito sotto il termine Decision Intelligence: gli indicatori vengono collegati a informazioni contestuali e alla conoscenza aziendale esistente. Se questa classificazione non figura nella lista degli obblighi, il report rimane privo di raccomandazioni operative.

La gestione dell’inventario necessita dello stock di asset e licenze, non del numero di teste: un’azienda con 50 dipendenti non permette di dedurre assolutamente la quantità totale dalla sola dimensione. L’ERP richiede la scelta tra cloud o on-premises. Entrambi i punti precedono la selezione del prodotto.

Una checklist di selezione per le funzioni contiene funzioni obbligatorie, funzioni opzionali, indicatori di reporting necessari, numero e ruoli degli utenti nonché i processi coinvolti. Ogni riga richiede un nome nell’azienda stessa; se manca, il requisito resta infondato.

Un’azienda di dieci persone ha bisogno di strumenti e standard diversi rispetto a un’azienda con cento dipendenti. I requisiti di sicurezza IT, trasparenza dei dati e maturità organizzativa differiscono nettamente.

Con la crescita aumentano l’importanza di due requisiti: nel campo della sicurezza IT diventa più interessante uno scenario di attacco, così come l’accesso rapido e uniforme a informazioni di qualsiasi tipo. Entrambi i punti appartengono alla lista degli obblighi non appena un’azienda raggiunge questa dimensione.

Ne risulta una lista a due colonne: funzioni obbligatorie, senza le quali un processo non può essere rappresentato, e funzioni opzionali, che facilitano il quotidiano ma non sono indispensabili. Questa lista è la base per ogni confronto.

Confronti strutturati di software con raccomandazioni non vincolanti da parte di esperti – come offerti ad esempio da HRNeeds per il software HR – facilitano la panoramica di mercato, ma non sostituiscono la propria priorizzazione.

Un criterio obbligatorio spesso sottovalutato sono i requisiti di reporting. Secondo HRNeeds, l’HR-reporting consiste nella registrazione strutturata e presentazione di dati personali attuali e nella creazione regolare di report standardizzati.

Contenuti tipici sono le performance dei canali di reclutamento, l’organico, il turnover, le nuove assunzioni e le uscite, nonché il rispetto degli obiettivi formativi. Chi sa quali valutazioni servono regolarmente può formulare concreti requisiti funzionali.

La cadenza fa parte del requisito: HRNeeds cita valutazioni mensili. Ciò che serve mensilmente è una funzione obbligatoria; ciò che avviene una volta all’anno rimane opzionale.

HR-reporting e HR-analytics si basano sugli stessi dati, ma differiscono negli obiettivi, nei metodi di acquisizione dei dati e nei risultati. Il reporting crea una panoramica sulle prestazioni in corso, l’analytics prepara decisioni strategiche. Chi li equipara chiede report dove servono analisi.

Gli utenti vanno coinvolti presto in questo processo. La soddisfazione dei dipendenti è esplicitamente uno dei fattori che, secondo EntekSystems, determinano quali strumenti valgano la pena. Chi coinvolge gli utenti quotidiani solo al momento dell’introduzione rischia che i criteri obbligatori non corrispondano alla realtà.

Uno strumento concreto citato da HRNeeds: moderni strumenti di recruiting come il One-Click-Recruiter di Jobcluster aggregano gli indicatori HR rilevanti in una panoramica. Non appena i numeri di reclutamento diventano criteri obbligatori, uno strumento simile entra nella lista.

I requisiti funzionali restano incompleti finché mancano gli altri due assi. Ogni funzione obbligatoria comporta una licenza e costi operativi ricorrenti. Chi li calcola preventivamente elimina più facilmente le funzioni opzionali e negozia con bisogni documentati.

Giudizio per il controlling: Bissantz con Decision Intelligence è adatto se gli indicatori devono essere collegati a informazioni contestuali e conoscenza aziendale esistente; altrimenti il report rimane privo di raccomandazioni operative.

Giudizio per le HR: il One-Click-Recruiter di Jobcluster è adatto non appena i numeri di reclutamento e gli indicatori HR aggregati appartengono ai criteri obbligatori.

Giudizio per l’ERP: SAP è adatto se la forma operativa cloud o on-premises è chiarita.

Per la gestione dell’inventario, un inventario IT registra lo stock di asset e licenze; Coresection lo gestisce nel suo workspace svizzero (swissmadesoftware.org). Chi conosce lo stock può derivarne il numero di licenze e assegnare ogni licenza a una funzione obbligatoria.

Lo stock è il parametro di riferimento della gestione dell’inventario. Con l’RFID è possibile inventariare un magazzino di 300 m² in soli 3 minuti (solid.ch).

Lista delle priorità per le funzioni nella selezione del software

Verificare le licenze ed evitare software inutilizzato

Una parte considerevole dei costi software deriva da quanto già pagato, non da nuovi acquisti. Secondo EntekSystems, molte aziende pagano per software poco utilizzato. Licenze inutilizzate gravano sui budget e possono essere ridotte attraverso una gestione mirata.

Spesso il software pagato copre solo una parte del bisogno; il resto viene gestito tramite fogli di calcolo e passaggi manuali.

Tra le forme di licenza comuni figurano: licenza monoposto (Single User License), licenza multiutente (Multi-User / Multi-Seat License), licenza per uso concorrente, licenza di sito (Site License), licenza enterprise, licenza volume, licenza in abbonamento, licenza perpetua (Kauflizenz), licenza OEM, licenza floating, licenza Named-User e licenza open source.

Oltre a queste forme, isw-adtools cita freeware, shareware e trialware, la licenza tecnica per service provider e MSP, nonché licenze di prova a tempo limitato. Il fornitore stesso offre quattro forme di licenza: Site-License, Enterprise-License, Technical-License e licenze di prova limitate; i dettagli sono regolati dal suo contratto di licenza per l’utente finale.

bbi.ch tratta la scelta tra licenza concorrente e licenza Named-User come questione fondamentale dei modelli di licenza. Non esiste una ricetta universale per la scelta corretta; vanno chiariti simultaneamente costi e compliance delle licenze.

Le licenze ERP in cloud dipendono dall’estensione dei moduli e dalla profondità delle funzionalità. Nei modelli in abbonamento, la manutenzione non deve essere aggiunta nuovamente al prezzo dell’abbonamento, altrimenti i costi vengono conteggiati due volte.

Una licenza Named-User vale per utenti definiti e registrati nominalmente. Le licenze concorrenti, dette anche floating, sono licenze di gruppo: un gruppo stabilito può utilizzarle contemporaneamente, indipendentemente da chi accede dal team.

Una licenza monoposto consente l’installazione su un unico computer; alcuni produttori permettono inoltre un secondo dispositivo mobile, purché non venga utilizzato contemporaneamente. Le licenze multiutente esistono tipicamente come pacchetti da 5, 10 o 25 posti. Nelle licenze concorrenti, un server licenze monitora le sessioni attive e nega l’accesso non appena il limite è raggiunto.

Le licenze concorrenti sono indipendenti dalle persone, organizzativamente più semplici, spesso più economiche a lungo termine, utilizzabili ovunque e tendenzialmente richiedono meno licenze in team più grandi. Svantaggiosi sono il software aggiuntivo necessario per la gestione delle licenze, l’investimento iniziale relativamente alto e un accesso limitato nei periodi di punta.

Per team con turni o frequenti sostituzioni, la licenza concorrente è spesso la scelta più economica, perché una licenza copre più persone. Le piccole imprese risentono maggiormente dell’investimento iniziale relativamente alto. Non esiste una raccomandazione standard: la scelta deve rispettare la compliance delle licenze, non solo ridurre i costi.

Il giudizio per modello: licenza Named-User per utenti registrati nominalmente, licenza concorrente per lavoro a turni e frequenti sostituzioni, licenza monoposto per una singola installazione.

Le licenze monoposto hanno bassi costi di ingresso, ma diventano costose con molti utenti. Le licenze multiutente sono più economiche per posto rispetto alle singole, ma il numero è fisso; in caso di crescita bisogna acquistare ulteriori licenze.

Esempi di licenze monoposto sono Microsoft Office Home, Adobe Photoshop licenza singola e JetBrains IntelliJ IDEA Individual. Esempi di licenze multiutente sono Microsoft 365 Business (piano 5 dispositivi) e Kaspersky Endpoint Security pacchetto da 10.

Gli esempi citati rappresentano tre diversi parametri di riferimento: una singola installazione, cinque dispositivi, dieci posti. Chi confronta le offerte deve usare lo stesso parametro di riferimento; altrimenti si mettono a confronto numeri non comparabili.

I nomi possono essere assegnati ai parametri di riferimento: Microsoft Office Home, Adobe Photoshop come licenza singola e JetBrains IntelliJ IDEA Individual stanno per un’installazione, Microsoft 365 Business nel piano 5 dispositivi per cinque dispositivi, il pacchetto Kaspersky Endpoint Security da 10 per dieci posti. Un confronto delle offerte inizia con questa assegnazione.

Bisogna distinguere cinque parametri di riferimento: un’installazione, cinque dispositivi, dieci posti, un pacchetto da 25 e una licenza volume da circa 10 licenze in su. Per il software ERP svizzero, i prezzi dei pacchetti per utente e mese sono pubblici: Proffix Px5 indica CHF 49 per il pacchetto personale e CHF 120 per il pacchetto PMI, rispettivamente come canone d’uso per 3 utenti (allix.ch).

Le licenze multiutente o le sottoscrizioni Named-User offrono un buon rapporto qualità-prezzo. Le licenze volume dovrebbero essere verificate a partire da circa 10 licenze.

Il software open source viene distribuito sotto una licenza open source; la Open Source Initiative (OSI) ha finora accettato circa 60 licenze come conformi alla definizione. In pratica si distingue tra Copyleft/Non-Copyleft e compatibile/incompatibile con GPL.

L’OSI fornisce la panoramica delle licenze confermate conformi e accetta una licenza solo se soddisfa la Open Source Definition. Questa panoramica funge da registro per la verifica delle licenze.

Rentsch Partner classifica l’open source nel diritto ICT: le libertà di redistribuzione, riproduzione, modifica ed elaborazione sono presupposti del diritto d’autore affinché il software possa essere ulteriormente sviluppato. Sono considerate conformi solo le licenze che soddisfano la Open Source Definition dell’OSI.

Il primo passo è un’inventario onesto: quale software è in uso, da chi, con quale frequenza e per quale compito? Una gestione dell’inventario risponde sistematicamente a questa domanda e mostra quali licenze sono effettivamente utilizzate e quali esistono solo sulla carta.

Alexander van der Steeg cita nel suo articolo specialistico sulla gestione dell’inventario l’esempio di un’azienda con 50 dipendenti. Dalla dimensione aziendale, ovvero dal numero di dipendenti, non si può dedurre assolutamente la quantità totale degli asset. Il numero di licenze segue lo stock, non il numero di teste.

Il semplice numero di dipendenti dice poco, poiché lo stock di sistemi e oggetti varia fortemente a seconda del settore e del panorama dei processi.

La gestione delle licenze non è un’azione una tantum, ma un compito continuo. Chi definisce ritmi di verifica, responsabilità e prove d’uso può impiegare le risorse liberate per temi realmente prioritari. Chi rinuncia a ciò, paga anno dopo anno per funzionalità che nessuno utilizza.

Si è dimostrato utile collegare la verifica delle licenze alla revisione dei processi: dove un processo viene eliminato o automatizzato, solitamente scompare anche una licenza. Così il numero di strumenti rimane in proporzione al carico di lavoro effettivo.

Ogni licenza dovrebbe essere assegnata a una funzione obbligatoria. Se manca questa assegnazione, la licenza è candidata alla cancellazione. EntekSystems cita settore, problemi di processo esistenti e soddisfazione dei dipendenti come parametri di riferimento – utili anche per la verifica delle licenze.

Per la verifica delle licenze ogni licenza richiede: funzione utilizzata, gruppo di utenti, modello di licenza, ritmo di verifica, responsabili e prova d’uso. Se manca l’assegnazione a una funzione obbligatoria, la licenza è candidata alla cancellazione.

Ogni licenza che rimane nella lista genera ulteriori costi: esercizio, manutenzione e supporto, formazione degli utenti, integrazione nei sistemi esistenti e migrazione dei dati. Pertanto non dovrebbe solo servire a una funzione obbligatoria, ma anche reggere nel calcolo dei costi. Se manca entrambi, è candidata alla cancellazione.

Giudizio: licenza Named-User per utenti registrati nominalmente, licenza concorrente per lavoro a turni e frequenti sostituzioni, licenza monoposto per una singola installazione. bbi.ch tratta la licenza concorrente e la licenza Named-User come questione fondamentale dei modelli di licenza.

Base giuridica svizzera per la verifica delle licenze: Rentsch Partner classifica l’open source nel diritto ICT, l’OSI gestisce il registro delle licenze confermate conformi.

In Svizzera si aggiungono ulteriori requisiti locali per il software. bbi.ch rimane il fornitore nominato per i modelli di licenza.

I costi si distribuiscono diversamente a seconda del tipo di licenza: una licenza a acquisto concentra il prezzo all’inizio; nei modelli ospitati si applicano canoni d’uso ricorrenti. Chi sceglie la licenza a acquisto pianifica i costi ricorrenti fin dall’inizio.

Analizzare i costi operativi: voci di costo e indicazioni di prezzo ERP

Secondo EntekSystems, un’analisi dei costi permette di decidere rapidamente quali misure siano redditizie e debbano avere la massima priorità – e quali possano essere affrontate in seguito. Il calcolo dei costi non è quindi solo un compito di controllo, ma determina la sequenza dei progetti.

Una tabella di confronto elenca per ogni progetto la funzione, il modello di licenza, la voce di costo ricorrente, il bisogno di integrazione e l’utilità attesa. Così si possono confrontare le offerte invece di sommarle.

Si calcola in franchi per parametro di riferimento, non per testa: un’installazione, cinque dispositivi, dieci posti o un pacchetto da 5, 10 o 25. Microsoft 365 Business nel piano 5 dispositivi copre cinque dispositivi, il pacchetto Kaspersky Endpoint Security da 10 copre dieci posti. Le licenze volume vanno verificate a partire da circa 10 licenze.

Prezzi pubblici dei pacchetti per software ERP svizzero: Proffix Px5 indica CHF 52 per utente e mese per il pacchetto contabilità, CHF 54 per il pacchetto elaborazione ordini e CHF 85 per il pacchetto gestione merci, rispettivamente come canone d’uso per 3 utenti (allix.ch). Un’introduzione ERP causa sforzi che vanno oltre la licenza annuale.

Ai costi operativi appartengono più dei soli canoni di licenza. A seconda della soluzione si aggiungono sforzi per esercizio, manutenzione e supporto, formazione degli utenti, integrazione nei sistemi esistenti e migrazione dei dati.

Per le licenze concorrenti si aggiunge un software proprio per la gestione delle licenze come voce supplementare; bbi.ch la cita come posizione propria accanto all’investimento iniziale relativamente alto.

Ai costi operativi appartengono più dei soli canoni di licenza: per le classiche licenze a acquisto e on-premises si aggiungono canoni di manutenzione annuali. Questa voce appartiene allo stesso calcolo di esercizio, formazione, integrazione e migrazione dei dati.

Anche lo sforzo interno per l’assistenza e la cura della soluzione è una voce di costo. Queste grandezze dovrebbero apparire nello stesso calcolo dell’utilità attesa.

Anche la traduzione dei numeri in decisioni è una voce di costo: è impegnativa, caratterizzata dal fattore personale e scalabile solo in modo limitato. Chi non la pianifica sottostima lo sforzo interno che si aggiunge ai canoni di licenza e all’esercizio.

Gli indicatori rendono comparabile la performance. I Key Performance Indicators (KPI) permettono di quantificare la performance delle aree aziendali e forniscono conoscenze sui costi, ad esempio nel campo del recruiting.

Secondo uno studio di Onlyfy by Xing, attualmente il 29% di tutti i responsabili del personale rinuncia a registrare tali indicatori HR. Manca così una parte della base decisionale su cui potrebbe basarsi un’analisi dei costi.

Su questa base si possono ordinare i progetti in una gerarchia: prima le misure con chiaro rapporto costo-beneficio, tutto il resto dopo. Chi non imposta attivamente la sequenza, la imposta di fatto in base all’urgenza quotidiana – e non all’impatto economico.

Per la gerarchia serve un metro fisso. Come parametri di riferimento servono dimensione aziendale e settore, problemi di processo esistenti, soddisfazione dei dipendenti e bisogno di integrazione. Chi fissa il metro prima della valutazione può confrontare le offerte invece di sommarle.

Secondo lo studio «Intelligenza artificiale nelle risorse umane» (2025) di Bitkom, l’uso dell’IA nella pianificazione del personale può contribuire a una riduzione di tempo e costi. Tali effetti appartengono allo stesso calcolo dei canoni di licenza, esercizio, formazione e integrazione.

Lo studio Bitkom cita cinque campi di applicazione in cui l’IA può ridurre tempo e costi: previsione del fabbisogno di personale, ottimizzazione della forza lavoro, creazione dei piani turno, pianificazione del budget e pianificazione del personale a lungo termine. Nelle risorse umane stesse i valori di utilizzo sono più bassi che in altri ambiti.

Tre soluzioni nominate con propria struttura di costi: Bissantz per il controlling, il One-Click-Recruiter di Jobcluster per le HR e SAP per l’ERP. Ognuna porta con sé esercizio, formazione degli utenti e integrazione come voci proprie. Il canone di licenza è l’ingresso, non il conto totale.

Un progetto esce dalla gerarchia se non serve a una funzione obbligatoria e non ha una voce di costo ricorrente. Bissantz per il controlling, il One-Click-Recruiter di Jobcluster per le HR e SAP per l’ERP superano questa verifica solo se esercizio, formazione e integrazione sono inclusi nel calcolo.

Giudizio: una soluzione supera la verifica dei costi solo se canone di licenza, esercizio, manutenzione e supporto, formazione, integrazione, migrazione dei dati e sforzo interno di assistenza sono collegati a una funzione obbligatoria.

Lo sforzo interno per migrazione dei dati, test e formazione si aggiunge ai costi esterni. Formazione e change management sono, a seconda della dimensione del progetto, voci di budget proprie.

Per esercizio e supporto in Svizzera si applicano voci di costo proprie a seconda dell’entità e del fornitore. Anche formazione e change management vanno pianificati.

Il costo totale si compone di acquisizione ed esercizio: software e licenze, servizi per selezione e adattamento, introduzione con migrazione dei dati e formazione, nonché sforzi per esercizio e aggiornamenti (myfactory.com). Chi vuole calcolare il Total Cost of Ownership deve pensare oltre il puro prezzo di licenza.

Cloud o On-Premises: allineare il modello operativo con costi e funzioni

Al congresso annuale DSAG 2024, Jens Hungershausen, presidente del consiglio di amministrazione della DSAG, ha dichiarato: «I sistemi ERP in cloud sono la via giusta per molti casi d’uso.»

Allo stesso tempo ha sottolineato che, dal punto di vista dell’associazione degli utenti, anche i sistemi on-premises manterranno alta rilevanza per qualche tempo. Entrambi i modelli restano opzioni; la decisione appartiene al caso d’uso, non allo spirito del tempo.

Al congresso annuale DSAG, l’accoppiamento forzato di intelligenza artificiale e cloud da parte di SAP ha suscitato critiche. Questa critica è rilevante anche per le PMI: chi ha bisogno di funzioni IA ma non vuole o può passare completamente al cloud per motivi operativi, dovrebbe verificare quali funzioni siano effettivamente legate a un determinato modello operativo e quali no.

Per la decisione vanno allineate tre grandezze: funzioni necessarie, costi ricorrenti e bisogno di integrazione. Alle questioni di integrazione appartengono interfacce verso sistemi esistenti, conservazione dei dati, scalabilità, disponibilità, dipendenze dal fornitore e lo sforzo in caso di cambio successivo.

Solo quando questi punti sono chiariti, il modello operativo è giustificato. Se manca internamente la conoscenza per l’esercizio di sistemi propri, un grado maggiore di gestione esterna può essere più economico – e viceversa. Il modello operativo è quindi anche una questione delle competenze disponibili internamente.

Nelle installazioni tradizionali, acquisto ed esercizio avvengono in casa propria. In cloud, il numero di utenti può essere adattato in qualsiasi momento alle esigenze attuali, i contributi mensili in abbonamento garantiscono trasparenza e i costi per aggiornamenti e manutenzione vengono meno (myfactory.com).

La scelta del modello operativo sposta la distribuzione tra canone di licenza ed esercizio ricorrente, non le funzioni obbligatorie.

Il congresso annuale DSAG 2024 a Lipsia ha contato oltre 5’500 partecipanti. Al centro stava il ruolo del cloud come motore tecnico della trasformazione digitale.

Indipendentemente dal modello operativo, una voce resta uguale: le licenze concorrenti richiedono un software aggiuntivo per la gestione delle licenze. Chi non lo pianifica sottostima i costi ricorrenti di entrambi i modelli.

Il modello operativo collega l’asse licenze con l’asse costi operativi. Chi lo fissa senza verificare entrambi gli assi, decide sullo sforzo futuro senza conoscerlo.

Giudizio: SAP è adatto per l’ERP se il modello operativo viene verificato. Il modello operativo sposta la distribuzione tra canone di licenza ed esercizio ricorrente, non le funzioni obbligatorie.

On-premises causa sforzo ricorrente per manutenzione e infrastruttura. I modelli cloud vengono fatturati tramite contributi in abbonamento.

La decisione allinea tre grandezze: funzioni necessarie, costi ricorrenti e bisogno di integrazione. Senza questa verifica, il modello operativo rimane una supposizione.

Dati, reporting e funzioni IA come base decisionale

Il reporting inizia con la raccolta dei dati. HRNeeds descrive la funzione centrale dell’HR-reporting come registrazione strutturata e presentazione di dati attuali; si raccomanda di raccoglierli in modo centralizzato e oggettivo su una piattaforma.

Report standardizzati e regolari creano una panoramica sulle prestazioni in corso. L’HR-analytics va oltre e serve alla valutazione della performance e alla preparazione di decisioni strategiche.

Lo studio «Intelligenza artificiale nelle risorse umane» (2025) di Bitkom ha esaminato l’impiego dell’IA in vari ambiti delle risorse umane. Il 20% delle aziende intervistate utilizza l’IA; rispetto all’anno precedente, il numero è aumentato del 5%.

Tuttavia, nel campo delle risorse umane i valori sono più bassi. Come campi di applicazione, lo studio cita la previsione del fabbisogno di personale, l’ottimizzazione della forza lavoro, la creazione dei piani turno, la pianificazione del budget e la pianificazione del personale a lungo termine; l’uso dell’IA nella pianificazione del personale può contribuire a una riduzione di tempo e costi.

Lo studio «Competenze IA nelle aziende tedesche – Chiave per un’opportunità secolare per la Germania» è stato pubblicato dallo Stifterverband in cooperazione con McKinsey & Company nel 2025. Sono stati intervistati 1’000 dirigenti con responsabilità del personale. L’86% ha dichiarato che la propria azienda sfrutta finora solo in minima parte le potenzialità dell’IA.

La causa principale sono le competenze pratiche mancanti – il 79% dei dirigenti riferisce che le conoscenze di base sull’IA non sono sufficientemente presenti nei loro team. Tra gli ostacoli centrali figura anche l’assenza di una strategia chiara per lo sviluppo delle competenze IA.

Oltre al sondaggio, si sono svolti 16 colloqui con dirigenti di aziende e otto con responsabili del personale di università. Per la pratica di selezione significa: l’utilità delle funzioni IA dipende dalla situazione dei dati e dalle competenze nel team – entrambi verificabili prima dell’acquisizione.

In molte aziende numeri e dati sono presenti in grande quantità eppure non vengono utilizzati efficacemente. I processi di pianificazione e reporting forniscono indicatori, ma mancano le informazioni contestuali, e le cause oltre alla documentazione contabile devono essere elaborate separatamente.

Per la selezione del software significa: le funzioni IA vanno pianificate dove la situazione dei dati è corretta e gli utenti possono classificarle. Il fornitore Bissantz descrive sotto il termine Decision Intelligence un approccio in cui i dati di controlling vengono collegati a ulteriori informazioni contestuali e alla conoscenza aziendale esistente.

La forza dell’IA risiederebbe nel riconoscere correlazioni, strutturare le cause e derivare raccomandazioni operative. Procedure analitiche affidabili restano la base dell’elaborazione dei dati.

Questo approccio combinato dovrebbe prevenire effetti black-box, così che i risultati restino verificabili e comprensibili in ogni momento. La verifica specialistica e la responsabilità restano parte integrante del processo.

Proprio questa tracciabilità è un criterio rigoroso nella valutazione – così come la disponibilità a investire in competenze e non solo in licenze.

Un giudizio sulle funzioni IA richiede due prove: una situazione dei dati con informazioni contestuali e utenti in grado di classificare i risultati. Bissantz collega i dati di controlling a informazioni contestuali e conoscenza aziendale esistente; la verifica specialistica resta parte del processo.

Verificare prima dell’acquisizione: situazione dei dati, raccolta centralizzata e oggettiva, report standard necessari, obiettivi analytics e competenze IA nel team. Se manca la situazione dei dati, manca la base per funzioni e costi operativi.

Dati e reporting sono quindi la base dell’asse funzioni. Senza indicatori regolari non si può giustificare né una funzione obbligatoria né condurre un calcolo dei costi operativi. La raccolta appartiene quindi prima dell’acquisizione, non dopo.

Giudizio: le funzioni IA hanno senso solo dove la situazione dei dati è corretta e gli utenti possono classificare i risultati. Bissantz collega i dati di controlling a informazioni contestuali e conoscenza aziendale esistente; la verifica specialistica resta parte del processo.

L’accesso ai dati personali può essere messo in sicurezza: ProConcept protegge l’accesso a Web-ERP ed E-Salary con un meccanismo di autenticazione multifattore composto da password e codice di verifica (proconcept.ch).

La protezione dei dati resta un tema nella selezione del software.

Introduzione e verifica continua: costruire il controllo precocemente

EntekSystems raccomanda di integrare il controllo il prima possibile in molti ambiti, così che durante la crescita aziendale sorgano il minor numero possibile di problemi. Per il software significa: ruoli, autorizzazioni, qualità dei dati e valutazioni non dovrebbero essere regolati solo quando l’organizzazione è cresciuta e la correzione è dispendiosa.

Al congresso annuale DSAG 2024, la DSAG ha sottolineato che SAP, utenti e partner possono plasmare con successo la trasformazione digitale solo insieme.

Jens Hungershausen ha ricordato che i partner forniscono alle aziende e organizzazioni soluzioni e servizi su misura e contribuiscono a rendere più efficienti i processi aziendali. I partner sono attivi in molti comitati e spesso sono simultaneamente utenti e fornitori di soluzioni e dei relativi servizi, il che li rende mediatori ideali per i clienti.

Gli utenti appartengono a ogni fase: nella definizione dei requisiti, nell’introduzione e nella verifica continua. Chi verifica esercizio, processi e licenze con un ritmo fisso, riconosce precocemente se una soluzione non è più adatta o se funzionalità restano inutilizzate.

Dal congresso annuale DSAG 2024 proviene un’ulteriore indicazione sulla distribuzione dei ruoli: i partner SAP vogliono essere coinvolti più strettamente nelle decisioni riguardanti il portfolio di soluzioni SAP. La DSAG offre a tal fine il consiglio dei partner.

La digitalizzazione è in questo senso un compito comune di utenti, fornitori e partner – e un compito permanente, non un progetto una tantum.

La verifica continua segue gli stessi tre assi: funzioni utilizzate, licenze realmente necessarie e costi operativi effettivamente sostenuti. Un ritmo di verifica fisso mostra dove funzionalità restano inutilizzate o una licenza esiste solo sulla carta.

Per le licenze concorrenti, il server licenze appartiene a questo ritmo: monitora le sessioni attive e nega l’accesso non appena il limite è raggiunto. Chi lo gestisce viene registrato nominalmente.

Il ritmo di verifica segue una breve checklist: funzioni utilizzate, licenze necessarie, costi operativi effettivi, qualità dei dati, ruoli e autorizzazioni. Ogni posizione viene gestita con responsabilità e prova.

Un giudizio su una soluzione introdotta è un’istantanea: Bissantz, il One-Click-Recruiter di Jobcluster e SAP restano adatti solo finché la loro funzione obbligatoria viene utilizzata e la loro licenza resta assegnata a una funzione.

Giudizio: Bissantz, il One-Click-Recruiter di Jobcluster e SAP restano adatti solo finché la loro funzione obbligatoria viene utilizzata e la loro licenza resta assegnata a una funzione. La verifica segue i tre assi.

Il ritmo di verifica segue il proprio stock di funzioni, licenze e costi e resta un compito permanente.