Choix de logiciels en Suisse : fonctions, licences et coûts d'exploitation

Choix de logiciels en Suisse : partir des besoins plutôt que des tendances

Dans l'enquête sur les investissements de la DSAG, menée en janvier et février 2024, environ la moitié des répondants indiquent ne pas être encore très avancés en matière de digitalisation.

Une enquête auprès des membres a été réalisée en août et septembre 2024 par le groupe d'utilisateurs SAP germanophone (DSAG) et l'Americas SAP User Group (ASUG). 246 personnes y ont participé : 73 % provenaient d'Allemagne, 11 % d'Autriche, 10 % de Suisse et 6 % d'autres pays.

Seuls 11 % des répondants ont déclaré pouvoir suivre sans problème la vitesse du changement aux niveaux technique, sociétal ou économique. 59 % y parviennent plus ou moins bien, tandis que 24 % n'y arrivent pas du tout.

Le choix des logiciels peut s'organiser selon trois axes : les fonctionnalités, les licences et les coûts d'exploitation. Le premier axe définit les fonctions indispensables à un processus, le second précise ce qui est réellement payé, et le troisième évalue le coût opérationnel sur la durée. Celui qui examine ces trois axes avant de signer évite l'erreur d'achat la plus fréquente : payer pour un éventail de fonctionnalités qui ne seront jamais utilisées.

Les licences ERP cloud dépendent de l'étendue des modules et de la profondeur fonctionnelle.

Cette chaîne ne devient vérifiable qu'avec une indication précise pour chaque axe : une fonction obligatoire, un modèle de licence avec son cercle d'utilisateurs et un poste de coût récurrent. Si l'une de ces trois indications manque, le choix reste une simple supposition.

Pour chaque axe, un fournisseur est cité à titre d'exemple : Bissantz avec Decision Intelligence pour le controlling, le One-Click-Recruiter de Jobcluster pour les RH et SAP pour l'ERP ; pour l'aspect licences, bbi.ch et isw-adtools sont mentionnés. Ces noms servent de référence pour l'évaluation, non de recommandation.

Ce qui est déterminant, c'est le besoin concret, et non la solution tendance la plus visible. Le fournisseur EntekSystems souligne dans un article spécialisé du 15 novembre 2022 que la pertinence des outils, des standards et des processus dépend du stade de développement de l'entreprise, du secteur d'activité, des problèmes existants au niveau des processus et de facteurs tels que la satisfaction des employés.

La taille de l'entreprise est une bonne mesure, mais pas absolue : elle ne permet pas de tirer des conclusions fiables sur le volume total des objets ou systèmes à gérer.

Il est judicieux de procéder en trois étapes : décrire d'abord l'état actuel et les problèmes les plus pressants, puis évaluer honnêtement le degré de maturité de sa propre entreprise, et seulement ensuite chercher sur le marché des solutions adaptées. Ceux qui sautent cette étape achètent souvent un éventail de fonctionnalités qui ne sera jamais utilisé.

Un exemple nommé pour les logiciels ERP suisses : Proffix compte parmi les produits logiciels les plus réussis sur le marché suisse, avec près de 4 000 clients et plus de 12 000 utilisateurs (swissmadesoftware.org).

Les points de référence suisses sont le fournisseur bbi.ch pour les modèles de licences, Rentsch Partner pour l'open source dans le droit des TIC et les 10 % de participants suisses à l'enquête d'août et septembre 2024. Les valeurs de 11, 59 et 24 % décrivent l'ensemble de l'échantillon, et non une sous-enquête spécifique à la Suisse.

Les coûts récurrents vont bien au-delà du prix de la licence. Comparer uniquement le prix de la licence revient à ne comparer qu'une partie de la facture.

Le coût total d'un système ERP se compose de l'investissement initial unique et des coûts d'exploitation récurrents. Des différences de coûts selon les fournisseurs sont la norme : une thèse de l'EPFZ rédigée par Thomas Widmer montre des écarts significatifs dans la répartition des coûts entre maintenance, conseil, matériel et licences (myfactory.com).

Les fournisseurs suisses doivent en outre répondre aux exigences locales. ProConcept a été l'une des premières entreprises ERP en Suisse à obtenir la certification selon la norme Swissdec 5 (proconcept.ch).

Trois étapes pour choisir le bon logiciel en Suisse

Prioriser les fonctionnalités : aligner processus, indicateurs et utilisateurs

L'étendue des fonctionnalités ne découle pas d'une fiche produit, mais de l'entreprise elle-même. EntekSystems cite comme paramètres de référence la taille de l'entreprise, le secteur d'activité, les problèmes existants au niveau des processus et la satisfaction des employés.

Quatre catégories, chacune avec ses propres questions obligatoires : logiciels RH (indicateurs de reporting et recrutement), logiciels de controlling (planification, analyse et reporting), gestion des inventaires (parc d'actifs et de licences) et ERP (cloud ou on-premises). La catégorie prime sur le produit ; elle détermine quelles fonctionnalités entrent en ligne de compte.

Des solutions nommées illustrent trois des quatre catégories : pour les RH, HRNeeds cite le One-Click-Recruiter de Jobcluster. Pour le controlling, Bissantz avec Decision Intelligence. Pour l'ERP, SAP. Chaque nom est évalué sur la base d'une fonction obligatoire, et non sur sa notoriété.

Un verdict par catégorie : Bissantz avec Decision Intelligence se mesure à la qualité des recommandations d'action déduites, le One-Click-Recruiter de Jobcluster à la consolidation des indicateurs RH, et SAP à la clarification du mode d'exploitation. Pour la quatrième catégorie, solid.ch décrit l'inventaire RFID, qui permet de recenser les marchandises et les installations sans contact physique.

La pierre de touche de la catégorie controlling est nommée et datée : Bissantz présente Decision Intelligence comme cas d'utilisation lors du Congrès des Contrôleurs de Gestion 2026 à Munich.

Les logiciels de controlling couvrent la planification, l'analyse et le reporting. Bissantz élargit cette portée sous le terme de Decision Intelligence : les indicateurs clés sont reliés à des informations contextuelles et aux connaissances existantes de l'entreprise. Si cette mise en perspective ne figure pas sur la liste des obligations, le rapport restera dépourvu de recommandations d'action.

La gestion des inventaires nécessite le recensement des actifs et des licences, et non le nombre de têtes : une entreprise de 50 employés ne permet pas, par sa seule taille, de déduire le volume total absolu. L'ERP nécessite de trancher entre cloud ou on-premises. Ces deux points doivent précéder le choix du produit.

Une liste de contrôle pour le choix des fonctionnalités comprend les fonctions obligatoires, les fonctions optionnelles, les indicateurs de reporting nécessaires, le nombre et les rôles des utilisateurs ainsi que les processus concernés. Chaque ligne doit correspondre à un nom ou un responsable au sein de l'entreprise ; à défaut, l'exigence reste infondée.

Une entreprise de dix personnes a besoin d'autres outils et standards qu'une entreprise de cent employés. Les exigences en matière de sécurité informatique, de transparence des données et de maturité organisationnelle diffèrent considérablement.

Avec la croissance, deux exigences prennent du poids : dans le domaine de la sécurité informatique, les scénarios d'attaque deviennent plus probables, tout comme la nécessité d'un accès rapide et uniforme à toutes les informations. Ces deux points doivent figurer sur la liste des obligations dès qu'une entreprise atteint cette taille.

Il en résulte une liste à deux colonnes : les fonctions obligatoires, sans lesquelles un processus ne peut être cartographié, et les fonctions optionnelles, qui facilitent le quotidien mais ne sont pas impératives. Cette liste constitue la base de toute comparaison.

Des comparaisons structurées de logiciels avec recommandation non contraignante par des experts – comme le propose HRNeeds pour les logiciels RH – facilitent la vue d'ensemble du marché, mais ne remplacent pas la priorisation interne.

Un critère obligatoire souvent sous-estimé concerne les exigences de reporting. Selon HRNeeds, le reporting RH consiste en la saisie structurée et la présentation des données personnelles actuelles, ainsi qu'en l'établissement régulier de rapports standardisés.

Les contenus typiques incluent la performance des canaux de recrutement, l'effectif, le turnover, les nouvelles embauches et les départs, ainsi que le respect des objectifs de formation. Savoir quels rapports sont régulièrement nécessaires permet de formuler des exigences fonctionnelles concrètes.

La fréquence fait partie de l'exigence : HRNeeds mentionne des évaluations mensuelles. Ce qui est nécessaire mensuellement est une fonction obligatoire ; ce qui n'est requis qu'une fois par an reste optionnel.

Le reporting RH et l'analytique RH s'appuient sur les mêmes données, mais diffèrent par leurs objectifs, leurs méthodes d'acquisition des données et leurs résultats. Le reporting offre une vue d'ensemble de la performance courante, tandis que l'analytique prépare les décisions stratégiques. Confondre les deux revient à exiger des rapports là où des analyses sont nécessaires.

Les utilisateurs doivent être impliqués tôt dans ce processus. La satisfaction des employés est explicitement citée par EntekSystems comme l'un des facteurs déterminant la pertinence des outils. N'intégrer les utilisateurs quotidiens qu'au moment du déploiement risque de faire passer à côté de la réalité les critères obligatoires.

HRNeeds cite un outil concret : les outils de recrutement modernes comme le One-Click-Recruiter de Jobcluster regroupent les indicateurs RH pertinents dans une vue d'ensemble. Dès que les chiffres de recrutement font partie des critères obligatoires, un tel outil doit figurer sur la liste.

Les exigences fonctionnelles restent incomplètes tant que les deux autres axes sont absents. Chaque fonction obligatoire entraîne une licence et des coûts d'exploitation récurrents. Intégrer ces éléments tôt permet de supprimer plus facilement les fonctions optionnelles et de négocier avec des besoins étayés.

Verdict pour le controlling : Bissantz avec Decision Intelligence est approprié si les indicateurs doivent être reliés à des informations contextuelles et aux connaissances existantes de l'entreprise ; sinon, le rapport restera sans recommandation d'action.

Verdict pour les RH : Le One-Click-Recruiter de Jobcluster est approprié dès que les chiffres de recrutement et les indicateurs RH consolidés font partie des critères obligatoires.

Verdict pour l'ERP : SAP est approprié si le mode d'exploitation (cloud ou on-premises) est clarifié.

Pour la gestion des inventaires, un inventaire IT recense le parc d'actifs et de licences ; Coresection le gère dans son espace de travail suisse (swissmadesoftware.org). Connaître le parc permet de déduire le nombre de licences et d'associer chaque licence à une fonction obligatoire.

Le parc est le paramètre de référence de la gestion des inventaires. Avec la RFID, il est possible d'inventorier un entrepôt de 300 m² en seulement 3 minutes (solid.ch).

Liste de priorités pour les fonctionnalités lors du choix de logiciels

Vérifier les licences et éviter les logiciels inutilisés

Une part importante des coûts logiciels provient de ce qui est déjà payé, et non des nouveaux achats. Selon EntekSystems, de nombreuses entreprises paient pour des logiciels peu utilisés. Les licences inutiles pèsent sur les budgets et peuvent être réduites par une gestion ciblée.

Souvent, le logiciel payé ne couvre qu'une partie des besoins ; le reste est traité via des tableurs et des étapes manuelles.

Les formes de licences courantes incluent la licence monoposte (Single User License), la licence multiposte (Multi-User / Multi-Seat License), la licence d'utilisation simultanée (Concurrent-Use-Lizenz), la licence de site (Site License), la licence entreprise, la licence en volume, la licence par abonnement (Subscription), la licence perpétuelle (Kauflizenz), la licence OEM, la licence flottante (Floating License), la licence utilisateur nommé (Named-User-Lizenz) et la licence open source.

Outre ces formes, isw-adtools mentionne les freewares, sharewares et trialwares, la licence technicien pour les prestataires de services et les MSP, ainsi que les licences d'essai limitées dans le temps. Le fournisseur propose lui-même quatre formes de licences : Site-License, Enterprise-License, Technical-License et licences d'essai limitées ; les détails sont régis par son accord de licence utilisateur final.

bbi.ch traite le choix entre licence concurrente et licence utilisateur nommé comme une question fondamentale des modèles de licences. Il n'existe pas de recette miracle pour le bon choix ; les coûts et la conformité des licences (License Compliance) doivent être clarifiés simultanément.

Les licences ERP cloud dépendent de l'étendue des modules et de la profondeur fonctionnelle. Dans les modèles par abonnement, la maintenance ne doit pas être ajoutée au prix de l'abonnement, sous peine de double comptabilisation des coûts.

Une licence utilisateur nommé (Named User) s'applique à des utilisateurs définis et enregistrés nominativement. Les licences concurrentes, aussi appelées licences flottantes, sont des licences de groupe : un groupe défini peut les utiliser simultanément, indépendamment de l'identité des membres de l'équipe qui y accèdent.

Une licence monoposte permet l'installation sur un seul ordinateur ; certains fabricants autorisent en plus un deuxième appareil mobile, à condition qu'il ne soit pas utilisé simultanément. Les licences multipostes existent généralement sous forme de packs de 5, 10 ou 25. Pour les licences concurrentes, un serveur de licences surveille les sessions actives et refuse l'accès dès que la limite est atteinte.

Les licences concurrentes sont indépendantes des personnes, plus simples organisationnellement, souvent moins coûteuses à long terme, utilisables partout et nécessitent tendanciellement moins de licences dans les grandes équipes. Leurs inconvénients sont le logiciel supplémentaire nécessaire pour la gestion des licences, l'investissement initial relativement élevé et un accès limité en période de pointe.

Pour les équipes travaillant par shifts ou avec de fréquents remplacements, la licence concurrente est souvent le choix le plus économique, car une licence couvre plusieurs personnes. Les petites entreprises sont plus durement touchées par l'investissement initial relativement élevé. Il n'y a pas de recommandation standard : le choix doit respecter la conformité des licences, pas seulement réduire les coûts.

Le verdict par modèle : licence utilisateur nommé pour les utilisateurs enregistrés nominativement, licence concurrente pour le travail par shifts et les remplacements fréquents, licence monoposte pour une installation unique.

Les licences monopostes ont des coûts d'entrée faibles, mais deviennent chères avec beaucoup d'utilisateurs. Les licences multipostes sont moins chères par poste que les licences individuelles, mais le nombre est fixe ; en cas de croissance, d'autres licences doivent être achetées.

Des exemples de licences monopostes sont Microsoft Office Home, Adobe Photoshop (licence individuelle) et JetBrains IntelliJ IDEA Individual. Des exemples de licences multipostes sont Microsoft 365 Business (plan 5 appareils) et Kaspersky Endpoint Security (pack de 10).

Les exemples cités représentent trois paramètres de référence différents : une installation unique, cinq appareils, dix postes. Lors de la comparaison des offres, il faut utiliser le même paramètre de référence ; sinon, on compare des chiffres incomparables.

Les noms peuvent être associés aux paramètres de référence : Microsoft Office Home, Adobe Photoshop en licence individuelle et JetBrains IntelliJ IDEA Individual correspondent à une installation, Microsoft 365 Business dans le plan 5 appareils à cinq appareils, et le pack de 10 Kaspersky Endpoint Security à dix postes. La comparaison des offres commence par cette association.

Cinq paramètres de référence sont à distinguer : une installation, cinq appareils, dix postes, un pack de 25 et une licence en volume à partir d'environ 10 licences. Pour les logiciels ERP suisses, les prix des packs par utilisateur et par mois sont publics : Proffix Px5 indique CHF 49 pour le pack Personnel et CHF 120 pour le pack PME, chacun comme redevance d'utilisation pour 3 utilisateurs (allix.ch).

Les licences multipostes ou les abonnements utilisateur nommé offrent un bon rapport qualité-prix. Les licences en volume devraient être examinées à partir d'environ 10 licences.

Les logiciels open source sont distribués sous une licence open source ; l'Open Source Initiative (OSI) a accepté à ce jour environ 60 licences comme conformes à la définition. En pratique, on distingue selon Copyleft/Non-Copyleft ainsi que compatible/incompatible GPL.

L'OSI tient la liste des licences confirmées conformes et n'ajoute une licence que si elle satisfait à la définition open source. Cette liste sert de registre pour la vérification des licences.

Rentsch Partner classe l'open source dans le droit des TIC : les libertés de redistribution, de reproduction, de modification et de traitement sont des conditions juridiques nécessaires au développement ultérieur du logiciel. Seules les licences satisfaisant à la définition open source de l'OSI sont considérées comme conformes.

La première étape est un état des lieux honnête : quels logiciels sont utilisés, par qui, à quelle fréquence et pour quelle tâche ? Une gestion des inventaires répond systématiquement à cette question et montre quelles licences sont réellement utilisées et lesquelles n'existent que sur le papier.

Alexander van der Steeg cite dans son article spécialisé sur la gestion des inventaires l'exemple d'une entreprise de 50 employés. La taille de l'entreprise, c'est-à-dire le nombre d'employés, ne permet pas de tirer une conclusion absolue sur le volume total des actifs. Le nombre de licences suit le parc, pas le nombre de têtes.

Le simple nombre d'employés en dit peu, car le parc de systèmes et d'objets varie fortement selon le secteur d'activité et le paysage des processus.

La gestion des licences n'est pas une action ponctuelle, mais une tâche continue. En définissant des rythmes de contrôle, des responsabilités et des preuves d'utilisation, on peut libérer des moyens pour des sujets réellement prioritaires. Sans cela, on paie année après année pour des fonctionnalités que personne n'utilise.

Il s'est avéré utile de lier la vérification des licences à la révision des processus : là où un processus disparaît ou est automatisé, une licence disparaît généralement aussi. Ainsi, le nombre d'outils reste proportionnel à la charge de travail réelle.

Chaque licence devrait être associée à une fonction obligatoire. Si cette association manque, la licence est candidate à la suppression. EntekSystems cite le secteur d'activité, les problèmes de processus existants et la satisfaction des employés comme paramètres de référence – ils sont également utiles pour la vérification des licences.

Pour la vérification des licences, chaque licence doit comporter : la fonction utilisée, le cercle d'utilisateurs, le modèle de licence, le rythme de contrôle, les responsables et la preuve d'utilisation. Si l'association à une fonction obligatoire manque, la licence est candidate à la suppression.

Chaque licence qui reste sur la liste entraîne d'autres coûts : exploitation, maintenance et support, formation des utilisateurs, intégration dans les systèmes existants et migration des données. Elle devrait donc non seulement servir une fonction obligatoire, mais aussi tenir la route dans le calcul des coûts. Si les deux font défaut, elle est candidate à la suppression.

Verdict : licence utilisateur nommé pour les utilisateurs enregistrés nominativement, licence concurrente pour le travail par shifts et les remplacements fréquents, licence monoposte pour une installation unique. bbi.ch traite la licence concurrente et la licence utilisateur nommé comme une question fondamentale des modèles de licences.

Base juridique suisse pour la vérification des licences : Rentsch Partner classe l'open source dans le droit des TIC, l'OSI tient le registre des licences confirmées conformes.

En Suisse, des exigences locales supplémentaires s'appliquent aux logiciels. bbi.ch reste le fournisseur nommé pour les modèles de licences.

Les coûts se répartissent différemment selon le type de licence : une licence d'achat concentre le prix au début ; dans les modèles hébergés, des redevances d'utilisation récurrentes s'appliquent. Celui qui choisit la licence d'achat intègre les coûts récurrents dès le départ.

Analyser les coûts d'exploitation : postes de coûts et indications de prix ERP

Selon EntekSystems, une analyse des coûts permet de décider rapidement quelles mesures sont rentables et doivent avoir la priorité la plus élevée – et lesquelles doivent être traitées secondairement. La comptabilité analytique n'est donc pas seulement une tâche de contrôle, mais détermine l'ordre des projets.

Un tableau comparatif liste pour chaque projet la fonction, le modèle de licence, le poste de coût récurrent, le besoin d'intégration et l'utilité attendue. Cela permet de comparer les offres, au lieu de simplement les additionner.

Le calcul se fait en francs par paramètre de référence, et non par tête : une installation, cinq appareils, dix postes ou un pack de 5, 10 ou 25. Microsoft 365 Business dans le plan 5 appareils couvre cinq appareils, le pack de 10 Kaspersky Endpoint Security couvre dix postes. Les licences en volume sont à examiner à partir d'environ 10 licences.

Prix publics des packs pour les logiciels ERP suisses : Proffix Px5 indique CHF 52 par utilisateur et par mois pour le pack Comptabilité, CHF 54 pour le pack Traitement des commandes et CHF 85 pour le pack Gestion des stocks, chacun comme redevance d'utilisation pour 3 utilisateurs (allix.ch). Une implémentation ERP engendre des efforts qui dépassent la licence annuelle.

Les coûts récurrents incluent plus que les frais de licence. Selon la solution, s'ajoutent les efforts pour l'exploitation, la maintenance et le support, la formation des utilisateurs, l'intégration dans les systèmes existants et la migration des données.

Pour les licences concurrentes, un logiciel dédié à la gestion des licences s'ajoute comme poste supplémentaire ; bbi.ch le mentionne comme poste distinct, outre l'investissement initial relativement élevé.

Les coûts récurrents incluent plus que les frais de licence : pour les licences d'achat classiques et on-premises, des frais de maintenance annuels s'ajoutent. Ce poste appartient au même calcul que l'exploitation, la formation, l'intégration et la migration des données.

L'effort interne pour l'accompagnement et l'entretien de la solution est également un poste de coût. Ces grandeurs devraient apparaître dans le même calcul que l'utilité attendue.

La traduction des chiffres en décisions est aussi un poste de coût : elle est complexe, dépendante du personnel et seulement limitée en scalabilité. Ne pas la planifier revient à sous-estimer l'effort interne qui s'ajoute aux frais de licence et à l'exploitation.

Les indicateurs rendent la performance comparable. Les Key Performance Indicators (KPI) permettent de quantifier la performance des départements de l'entreprise et fournissent des insights sur les coûts, par exemple dans le domaine du recrutement.

Selon une étude d'Onlyfy by Xing, 29 % de tous les responsables RH renoncent actuellement à saisir de tels indicateurs RH. Il manque ainsi une partie de la base décisionnelle sur laquelle une analyse des coûts pourrait s'appuyer.

Sur cette base, les projets peuvent être classés par ordre de priorité : d'abord les mesures avec un rapport coût-bénéfice clair, le reste ensuite. Celui qui ne définit pas activement l'ordre le fixe de facto selon l'urgence du quotidien – et non selon l'impact économique.

Pour cet ordre, une échelle de mesure fixe est nécessaire. Les paramètres de référence sont la taille de l'entreprise et le secteur d'activité, les problèmes existants au niveau des processus, la satisfaction des employés ainsi que le besoin d'intégration. Définir l'échelle avant l'évaluation permet de comparer les offres, au lieu de les additionner.

Selon l'étude « Intelligence artificielle dans les ressources humaines » (2025) de Bitkom, l'utilisation de l'IA dans la planification du personnel peut contribuer à une réduction du temps et des coûts. De tels effets appartiennent au même calcul que les frais de licence, l'exploitation, la formation et l'intégration.

L'étude Bitkom cite cinq domaines d'application où l'IA peut réduire le temps et les coûts : prévision des besoins en personnel, optimisation de la main-d'œuvre, élaboration des plannings de shifts, planification budgétaire et planification du personnel à long terme. Dans les RH proprement dites, les valeurs d'utilisation sont plus basses que dans d'autres domaines.

Trois solutions nommées, chacune avec sa propre structure de coûts : Bissantz pour le controlling, le One-Click-Recruiter de Jobcluster pour les RH et SAP pour l'ERP. Chacune apporte l'exploitation, la formation des utilisateurs et l'intégration comme postes distincts. Les frais de licence sont le point d'entrée, pas la facture totale.

Un projet sort du classement s'il ne sert aucune fonction obligatoire et n'a aucun poste de coût récurrent. Bissantz pour le controlling, le One-Click-Recruiter de Jobcluster pour les RH et SAP pour l'ERP ne passent ce test que si l'exploitation, la formation et l'intégration sont incluses dans le calcul.

Verdict : Une solution ne passe le test des coûts que si les frais de licence, l'exploitation, la maintenance et le support, la formation, l'intégration, la migration des données et l'effort interne d'accompagnement sont liés à une fonction obligatoire.

L'effort interne pour la migration des données, les tests et la formation s'ajoute aux coûts externes. La formation et le change management constituent, selon la taille du projet, des postes budgétaires distincts.

Pour l'exploitation et le support, des postes de coûts spécifiques s'appliquent en Suisse selon l'ampleur et le fournisseur. La formation et le change management doivent également être planifiés.

Le coût total se compose de l'acquisition et de l'exploitation : logiciels et licences, services pour la sélection et l'adaptation, implémentation avec migration des données et formation, ainsi que les efforts pour l'exploitation et les mises à jour (myfactory.com). Celui qui veut calculer le Total Cost of Ownership doit penser au-delà du simple prix de la licence.

Cloud ou On-Premises : aligner le modèle d'exploitation sur les coûts et les fonctions

Lors du congrès annuel de la DSAG 2024, Jens Hungershausen, président du conseil d'administration de la DSAG, a déclaré : « Les systèmes ERP cloud sont la bonne voie pour de nombreux cas d'utilisation. »

Il a toutefois souligné que, du point de vue de l'association des utilisateurs, les systèmes on-premises conserveront encore une grande pertinance pendant quelque temps. Les deux modèles restent des options ; la décision relève du cas d'utilisation, pas de l'air du temps.

Lors du congrès annuel de la DSAG, le couplage obligatoire imposé par SAP entre l'intelligence artificielle et le cloud a également suscité des critiques. Cette critique est pertinente aussi pour les PME : ceux qui ont besoin de fonctions IA mais ne veulent ou ne peuvent pas migrer entièrement vers le cloud pour des raisons opérationnelles devraient vérifier quelles fonctions sont réellement liées à un modèle d'exploitation spécifique et lesquelles ne le sont pas.

Pour la décision, trois grandeurs doivent être alignées : les fonctions nécessaires, les coûts récurrents et le besoin d'intégration. Les questions d'intégration incluent les interfaces avec les systèmes existants, le stockage des données, la scalabilité, la disponibilité, les dépendances vis-à-vis du fournisseur et l'effort lors d'un changement ultérieur.

Ce n'est que lorsque ces points sont clarifiés que le modèle d'exploitation est justifié. Si les connaissances internes pour l'exploitation de ses propres systèmes font défaut, un degré plus élevé de gestion externe peut être plus économique – et vice versa. Le modèle d'exploitation est donc aussi une question des compétences disponibles en interne.

Pour les installations traditionnelles, l'achat et l'exploitation se font en interne. Dans le cloud, le nombre d'utilisateurs peut être ajusté à tout moment aux besoins actuels, les abonnements mensuels assurent la transparence, et les coûts de mises à jour et de maintenance disparaissent (myfactory.com).

Le choix du modèle d'exploitation déplace la répartition entre frais de licence et exploitation récurrente, pas les fonctions obligatoires.

Le congrès annuel de la DSAG 2024 à Leipzig a compté plus de 5'500 participants. Le rôle du cloud en tant que moteur technique de la transformation digitale était au centre des débats.

Indépendamment du modèle d'exploitation, un poste reste identique : les licences concurrentes exigent un logiciel supplémentaire pour la gestion des licences. Ne pas le planifier revient à sous-estimer les coûts récurrents des deux modèles.

Le modèle d'exploitation relie l'axe des licences à l'axe des coûts d'exploitation. Le fixer sans examiner les deux axes revient à décider des efforts futurs sans les connaître.

Verdict : SAP est approprié pour l'ERP si le modèle d'exploitation est examiné. Le modèle d'exploitation déplace la répartition entre frais de licence et exploitation récurrente, pas les fonctions obligatoires.

On-premises engendre des efforts récurrents pour la maintenance et l'infrastructure. Les modèles cloud sont facturés via des abonnements.

La décision aligne trois grandeurs : les fonctions nécessaires, les coûts récurrents et le besoin d'intégration. Sans cet examen, le modèle d'exploitation reste une supposition.

Données, reporting et fonctions IA comme base de décision

Le reporting commence par la collecte des données. HRNeeds décrit la fonction centrale du reporting RH comme la saisie structurée et la présentation de données actuelles ; il est recommandé de les collecter de manière centralisée et objective sur une plateforme.

Des rapports standardisés et réguliers offrent une vue d'ensemble de la performance courante. L'analytique RH va plus loin et sert à évaluer la performance et à préparer les décisions stratégiques.

L'étude « Intelligence artificielle dans les ressources humaines » (2025) de Bitkom a examiné l'utilisation de l'IA dans différents domaines des RH. 20 % des entreprises interrogées utilisent l'IA ; ce chiffre a augmenté de cinq pourcents par rapport à l'année précédente.

Toutefois, dans le domaine des RH, les valeurs sont plus basses. L'étude cite comme domaines d'application la prévision des besoins en personnel, l'optimisation de la main-d'œuvre, l'élaboration des plannings de shifts, la planification budgétaire et la planification du personnel à long terme ; l'utilisation de l'IA dans la planification du personnel peut contribuer à une réduction du temps et des coûts.

L'étude « Compétences IA dans les entreprises allemandes – clé d'une opportunité historique pour l'Allemagne » a été publiée par la Stifterverband en coopération avec McKinsey & Company en 2025. 1'000 cadres ayant des responsabilités en matière de personnel ont été interrogés. 86 % ont indiqué que leur entreprise n'exploite jusqu'à présent que faiblement le potentiel de l'IA.

La cause principale est le manque de compétences pratiques – 79 % des cadres rapportent que les connaissances de base en IA sont insuffisantes dans leurs équipes. L'absence d'une stratégie claire pour développer les compétences IA compte également parmi les obstacles centraux.

En complément du sondage, 16 entretiens ont eu lieu avec des cadres d'entreprises et huit avec des responsables RH d'universités. Pour la pratique de sélection, cela signifie : l'utilité des fonctions IA dépend de la situation des données et des compétences de l'équipe – deux aspects vérifiables avant l'acquisition.

Dans de nombreuses entreprises, les chiffres et les données sont présents en grande quantité mais ne sont pas exploités efficacement. Les processus de planification et de reporting fournissent des indicateurs, mais les informations contextuelles manquent, et les causes au-delà de la pièce comptable doivent être élaborées séparément.

Pour le choix des logiciels, cela signifie : les fonctions IA doivent être planifiées là où la situation des données est correcte et où les utilisateurs peuvent les interpréter. Le fournisseur Bissantz décrit sous le terme de Decision Intelligence une approche où les données de controlling sont reliées à des informations contextuelles supplémentaires et aux connaissances existantes de l'entreprise.

La force de l'IA réside dans sa capacité à reconnaître les corrélations, structurer les causes et déduire des recommandations d'action. Des procédures analytiques fiables restent la base du traitement des données.

Cette approche combinée vise à prévenir les effets de boîte noire, afin que les résultats restent vérifiables et compréhensibles à tout moment. Le contrôle technique et la responsabilité restent partie intégrante du processus.

Précisément cette traçabilité est un critère rigoureux lors de l'évaluation – tout comme la volonté d'investir dans les compétences et pas seulement dans les licences.

Un jugement sur les fonctions IA nécessite deux preuves : une situation des données avec informations contextuelles et des utilisateurs capables d'interpréter les résultats. Bissantz relie les données de controlling aux informations contextuelles et aux connaissances existantes de l'entreprise ; le contrôle technique reste partie du processus.

Vérifier avant l'acquisition : situation des données, collecte centralisée et objective, rapports standards nécessaires, objectifs d'analytique et compétences IA dans l'équipe. Si la situation des données fait défaut, la base pour les fonctions et les coûts d'exploitation manque.

Les données et le reporting constituent ainsi la base de l'axe des fonctions. Sans indicateurs réguliers, on ne peut ni justifier une fonction obligatoire ni mener un calcul des coûts d'exploitation. La collecte doit donc précéder l'acquisition, et non la suivre.

Verdict : Les fonctions IA ne sont pertinentes que là où la situation des données est correcte et où les utilisateurs peuvent interpréter les résultats. Bissantz relie les données de controlling aux informations contextuelles et aux connaissances existantes de l'entreprise ; le contrôle technique reste partie du processus.

L'accès aux données personnelles peut être sécurisé : ProConcept sécurise l'accès à Web-ERP et E-Salary avec un mécanisme d'authentification multi-facteur combinant mot de passe et code de vérification (proconcept.ch).

La protection des données reste un sujet lors du choix des logiciels.

Implémentation et vérification continue : établir le contrôle tôt

EntekSystems recommande d'intégrer le contrôle le plus tôt possible dans de nombreux domaines, afin que peu de problèmes surviennent lors de la croissance de l'entreprise. Pour les logiciels, cela signifie : les rôles, les autorisations, la qualité des données et les évaluations ne doivent pas être réglés uniquement lorsque l'organisation a grandi et que la correction est coûteuse.

Lors du congrès annuel de la DSAG 2024, la DSAG a souligné que SAP, les utilisateurs et les partenaires ne pouvaient réussir la transformation digitale qu'ensemble.

Jens Hungershausen a rappelé que les partenaires fournissent aux entreprises et organisations des solutions et services sur mesure et contribuent à rendre les processus commerciaux plus efficaces. Les partenaires sont actifs dans de nombreux comités et sont souvent à la fois utilisateurs et fournisseurs de solutions et des services associés, ce qui fait d'eux des intermédiaires idéaux pour les clients.

Les utilisateurs appartiennent à chaque phase : lors de la définition des exigences, pendant l'implémentation et lors de la vérification continue. Celui qui examine l'exploitation, les processus et les licences à un rythme fixe reconnaît tôt si une solution ne convient plus ou si des fonctionnalités restent inutilisées.

Un autre indice sur la répartition des rôles vient du congrès annuel de la DSAG 2024 : les partenaires SAP souhaitent être davantage impliqués à l'avenir dans les décisions concernant le portefeuille de solutions SAP. La DSAG offre pour cela le conseil des partenaires.

La digitalisation est en ce sens une tâche commune des utilisateurs, des fournisseurs et des partenaires – et une tâche permanente, pas un projet unique.

La vérification continue suit les mêmes trois axes : fonctions utilisées, licences réellement nécessaires et coûts d'exploitation effectivement encourus. Un rythme de contrôle fixe montre où des fonctionnalités restent inutilisées ou où une licence n'existe plus que sur le papier.

Pour les licences concurrentes, le serveur de licences appartient à ce rythme : il surveille les sessions actives et refuse l'accès dès que la limite est atteinte. La personne qui le gère est désignée nominativement.

Le rythme de contrôle suit une courte liste de contrôle : fonctions utilisées, licences nécessaires, coûts d'exploitation réels, qualité des données, rôles et autorisations. Chaque poste est suivi avec responsabilité et preuve.

Un jugement sur une solution implémentée est un instantané : Bissantz, le One-Click-Recruiter de Jobcluster et SAP ne restent pertinents que tant que leur fonction obligatoire est utilisée et que leur licence reste associée à une fonction.

Verdict : Bissantz, le One-Click-Recruiter de Jobcluster et SAP ne restent pertinents que tant que leur fonction obligatoire est utilisée et que leur licence reste associée à une fonction. La vérification suit les trois axes.

Le rythme de contrôle suit le parc propre de fonctions, de licences et de coûts et reste une tâche permanente.