Registre du commerce et IDE comme sources pour la vérification des prestataires

L’objet de la vérification des prestataires

Avant toute nouvelle collaboration, quatre questions se posent : le prestataire existe-t-il réellement, quelle est sa dénomination officielle, où est-il domicilié et est-il assujetti à la TVA ?

L’une des sources est le registre IDE de l’Office fédéral de la statistique, l’autre étant le registre du commerce. L’inscription au registre IDE officiel de l’OFS est gratuite pour les entreprises.

Le registre IDE comme premier point de contact

Toute entreprise active en Suisse reçoit un numéro d’identification des entreprises (IDE) unique. Ce numéro est attribué par l’Office fédéral de la statistique (OFS), qui tient également le registre IDE officiel.

La recherche dans le registre IDE est gratuite et s’effectue via le nom de l’entreprise ou directement par le numéro. Elle fournit l’IDE, la dénomination officielle et le siège social.

Le rapprochement s’appuie sur ces trois indications. Si le nom figurant sur la facture diffère de celui inscrit au registre, renseignez-vous auprès du prestataire avant d’effectuer le premier paiement.

Inscription au registre du commerce : ce qu’elle prouve et ce qu’elle ne prouve pas

Toute entité inscrite au registre du commerce obtient automatiquement un IDE. Les offices cantonaux du registre du commerce utilisent l’IDE. L’ancien numéro de registre du commerce a été remplacé par l’IDE ; la transition a été achevée fin 2013.

L’inverse n’est pas vrai : un IDE ne présuppose pas une inscription au registre du commerce. Il est également attribué aux unités économiques non enregistrées, aux associations, aux fondations et aux entreprises individuelles.

Une inscription au registre du commerce atteste d’un enregistrement, mais pas de son poids économique. Ni l’inscription ni l’IDE ne fournissent d’informations sur le chiffre d’affaires, la solvabilité ou les ressources humaines.

L’absence d’inscription au registre du commerce ne signifie pas automatiquement que le prestataire n’est pas sérieux ; il manque simplement une source d’information.

Registre IDE vs registre du commerce – Différences et points communs

Format de l’IDE et chiffre de contrôle comme vérification formelle

L’IDE a le format CHE-123.456.789. CHE est le code pays ISO de la Suisse. Outre la forme standard, l’AFC tolère des écritures telles que CHE 123 456 789 ou CHE123456789.

Les huit chiffres suivant le préfixe sont attribués aléatoirement et ne sont pas significatifs : ils ne contiennent aucune indication sur le secteur, la région ou l’âge de l’entreprise. Le neuvième chiffre est un chiffre de contrôle, calculé à partir des huit premiers chiffres.

Un numéro indiqué peut ainsi faire l’objet d’un contrôle formel : préfixe CHE, neuf chiffres, chiffre de contrôle cohérent. Si un numéro ne passe pas ce test, il ne peut pas être l’IDE du prestataire.

L’IDE reste inchangé en cas de changement de nom ou de siège. Il identifie l’entreprise de manière permanente, tandis que le nom et l’adresse peuvent changer – un ancien extrait du registre reste retrouvable grâce au numéro.

Faits importants concernant l’IDE en Suisse

Vérifier le numéro de TVA sans le confondre avec l’IDE

Le numéro de TVA se compose de l’IDE avec la mention « MWST » et a le format CHE-123.456.789 MWST. La mention peut aussi être saisie en italien (IVA) ou en français (TVA).

L’abréviation anglaise « VAT » n’est pas autorisée dans le contexte suisse. Si elle apparaît sur une facture, la présentation n’est pas conforme.

L’AFC tolère d’autres présentations, telles que CHE123456789MWST ou 123.456.789.

Si un preneur de prestations assujetti à la TVA reçoit une facture avec une présentation divergente, il peut tout de même déduire la TVA préalable, à condition que les exigences des articles 28 à 33 de la LTVA soient remplies.

À ne pas confondre : l’IDE suisse et le numéro d’identification TVA de l’UE sont tous deux abrégés par IDE, mais n’ont rien à voir l’un avec l’autre.

Les entreprises domiciliées en Suisse qui ne fournissent pas de prestations dans l’UE ne possèdent pas de numéro d’identification TVA – et n’en ont pas besoin.

Ce que l’IDE et le registre du commerce ne disent pas

Un IDE atteste qu’une unité est enregistrée dans le registre IDE. Ce n’est pas une preuve de solvabilité, de capacité de paiement ou d’activité commerciale en cours.

Le registre IDE n’est pas le registre du commerce. Un extrait du registre du commerce et l’entrée IDE sont deux documents distincts avec un contenu différent.

Les homonymies et les orthographes divergentes ne peuvent pas être résolues par le seul numéro. Si la recherche affiche plusieurs noms similaires, vous avez besoin d’informations supplémentaires telles que le siège ou la forme juridique.

Pour des volumes de commande plus élevés, des paiements anticipés ou une première collaboration, une vérification plus approfondie reste nécessaire – par exemple un extrait du registre du commerce, des références ou un rapport de solvabilité.

Avantages et limites de l’inscription à l’IDE et au registre du commerce

Rapprochement dans la pratique : facture, registre et inscription au registre du commerce

Première étape : saisir l’IDE figurant sur la facture ou dans le contrat dans le registre IDE et comparer le nom et le siège qui y sont enregistrés avec le document.

Deuxième étape : vérifier si le numéro de TVA contient la mention MWST, TVA ou IVA. S’il y est écrit « VAT » ou si la mention manque totalement alors que le prestataire facture la TVA, il convient de demander des clarifications.

Troisième étape : vérifier une éventuelle inscription au registre du commerce du prestataire. Son absence n’est pas un critère d’exclusion, mais indique que les autres informations doivent être examinées avec plus d’attention.

Quatrième étape : consigner le résultat en interne – date de la vérification, numéro vérifié, nom et siège trouvés, écarts et leur clarification. Cela permet de retracer, lors de la prochaine facture, ce qui a déjà été vérifié.

Liste de contrôle pour la vérification des prestataires