Documenter de manière traçable la vérification des références pour les profils d'agence

Vérification des références pour les profils d'agence : but et délimitation

Lors d'une vérification des références, un employeur contacte d'anciens collègues ou supérieurs d'une personne afin de vérifier si elle dispose des compétences et des qualités nécessaires au poste (Randstad). Lorsqu'il s'agit d'un profil soumis par une agence, la vérification ne porte pas sur le dossier, mais sur le parcours qui le sous-tend : la position indiquée a-t-elle réellement été occupée, combien de temps a duré la relation de travail, et comment une tierce personne évalue-t-elle le comportement en matière de collaboration ? Il s'agit souvent de la dernière étape avant la soumission d'une offre d'emploi (Randstad).

La vérification des références n'est pas un contrôle approfondi des antécédents. Elle se fonde exclusivement sur les sources que la candidate ou le candidat choisit lui-même et ne couvre donc qu'une partie du parcours professionnel (Randstad). Les vérifications des antécédents sont plus détaillées et menées par l'employeur lui-même ; elles peuvent inclure la prise de contact avec des écoles ou des universités pour vérifier la formation, la vérification du parcours auprès de tous les employeurs précédents et l'examen des lacunes dans le CV. Celui qui ne documente qu'une vérification des références consigne dans le dossier ce qu'elle permet et ce qu'elle ne permet pas : une confirmation de certaines étapes choisies, pas une vérification exhaustive du parcours.

Points juridiques essentiels : consentement, contenu admissible et limites

En Suisse, la collecte de références est régie par la loi sur la protection des données (LPD) et le Code des obligations (CO) (WEKA). Une communication de renseignements ne peut avoir lieu qu'avec le consentement explicite de la personne concernée et doit se limiter à des faits véridiques, bienveillants et en lien avec le travail. Le CO ne contient pas de disposition propre aux références ; l'obligation de fournir des références est comprise comme une émanation du devoir de sollicitude selon l'art. 328 CO, qui continue de produire ses effets après la fin des rapports de travail, et déduite de l'obligation d'établir un certificat selon l'art. 330a CO (arbeitsrecht-aktuell.ch).

L'art. 328b CO limite l'étendue : seules les données en lien avec les rapports de travail peuvent être traitées. Pour la délivrance de références, les mêmes principes s'appliquent que pour un certificat de travail : les indications doivent être véridiques, bienveillantes, claires et complètes. Sur le fond, l'organisme qui fournit le renseignement s'en tient aux thèmes principaux que sont la performance et le comportement et ne se prononce pas sur la vie privée. L'exhaustivité ne signifie pas que le certificat entier est répété : le renseignement de référence approfondit le certificat. Le certificat de travail délivré reste la base et sert de garde-fou ; savoir si une recommandation est en plus formulée relève de l'appréciation de l'organisme qui fournit le renseignement.

Pour les constellations d'agence, il faut clarifier la compétence : dans le prêt de personnel, le prêteur de personnel est tenu, en tant qu'employeur formel, de fournir la référence et doit, le cas échéant, s'informer auprès de l'entreprise d'engagement (arbeitsrecht-aktuell.ch). En cas de références inexactes, la personne concernée dispose en théorie d'un droit de rectification. Pour le dossier de références, il en découle : documenter le consentement, ne poser que des questions en lien avec le travail, ni demander ni consigner de thèmes privés.

Bases juridiques de la vérification des références en Suisse

Choisir des personnes de référence appropriées et préparer un catalogue de questions

Les anciens supérieurs directs sont les mieux adaptés comme personnes de référence (WEKA). Il est déterminant que la personne ait réellement pu évaluer la candidate ou le candidat – ce qui peut poser problème si le supérieur direct ne travaille plus chez l'employeur précédent (arbeitsrecht-aktuell.ch). Les critères de sélection pratiques sont donc : une responsabilité hiérarchique technique directe, une collaboration d'une durée suffisante, une fonction comparable au poste cible et la disponibilité de la personne. Comme la vérification des références repose sur des sources que la candidate choisit elle-même (Randstad), le choix des personnes doit être justifié de manière traçable dans le dossier – en particulier lorsqu'une autre personne est indiquée à la place d'un supérieur direct.

Des questions concrètes mènent à des réponses plus parlantes que des formules générales (WEKA). Un catalogue de questions peut être structuré selon les cinq domaines d'examen : activité (quelles tâches, quelle responsabilité, quels remplacements), durée (entrée et sortie, type d'engagement, qui a mis fin aux rapports de travail), performance (résultats de travail typiques, autonomie, qualité sous pression des délais), collaboration (avec les supérieurs, en équipe, avec la clientèle) et comportement (gestion des conflits et de la charge, fiabilité, respect des accords). Les questions fermées appelant une réponse par oui ou non fournissent guère d'informations exploitables ; elles sont remplacées par des questions portant sur un événement ou une situation concrète.

Consigner le déroulement et le canal de la demande de références

La demande suit un ordre fixe afin de rester reconstituable par la suite : premièrement, obtenir le consentement explicite de la personne concernée, avec les noms des personnes de référence et l'étendue admissible des renseignements ; deuxièmement, adapter le catalogue de questions au poste à pourvoir ; troisièmement, mener la demande de références avant que la décision d'engagement ne soit prise – selon la présentation de Randstad, la vérification des références est souvent la dernière étape avant la soumission d'une offre d'emploi ; quatrièmement, établir la note immédiatement après l'entretien ; cinquièmement, comparer les renseignements avec le profil soumis et poser des questions sur les points ouverts ; sixièmement, classer le dossier de références dans le profil.

Les demandes téléphoniques et écrites entrent en ligne de compte comme canaux. Le Tribunal administratif de Zurich a constaté dans une décision publiée en matière de marchés publics que les renseignements de référence obtenus oralement doivent être consignés par écrit et ne peuvent autrement être pris en considération. La note doit, outre le contenu du renseignement, consigner quand et par qui il a été obtenu, qui a fourni le renseignement et par quel canal – par exemple par téléphone – cela s'est fait. Ces exigences servent la transparence, car la collecte de renseignements de référence a souvent un poids important et une obligation de consigner par écrit s'oppose au risque d'une altération volontaire ou involontaire de propos oraux.

La personne qui mène la demande et celle qui consigne par écrit doivent être nommées dans le dossier si ce n'est pas la même personne. Les tentatives de contact infructueuses doivent également être consignées, ainsi que les raisons pour lesquelles une personne de référence proposée n'a pas pu être interrogée.

Déroulement de la demande de références : documentation étape par étape

Contenus minimaux d'une documentation traçable

Un dossier de références relatif à un profil d'agence contient au minimum les champs suivants : identifiant du profil ou de la candidate et du poste à pourvoir ; nom, fonction et entreprise de la personne de référence ainsi que sa relation avec la candidate. En font également partie : la date de la demande, le canal (téléphonique ou écrit), la personne qui collecte et celle qui consigne ainsi que le nom de la personne qui fournit le renseignement. Il faut également y consigner les questions posées, les renseignements obtenus, une évaluation de chaque renseignement ainsi que les éventuelles questions complémentaires et leur résultat.

Les renseignements obtenus doivent être consignés comme des faits et séparés de l'interprétation personnelle ; l'évaluation appartient à un champ séparé. Si plusieurs aspects partiels sont notés, le calcul de l'évaluation globale doit rester traçable. Dans une affaire de marchés publics, le Tribunal administratif de Zurich a critiqué les arrondis importants de notes partielles, car ils peuvent fausser le résultat de l'évaluation.

Le consentement de la personne concernée doit être joint au dossier, de même que l'indication des personnes de référence qui ont été proposées au préalable et de celles qui ont effectivement pu être interrogées. Si le profil est réutilisé ou actualisé ultérieurement, le dossier de références doit être vérifié quant à son état.

Assurance qualité : pièges, questions complémentaires et corrections

Les renseignements oraux qui ne sont pas consignés par écrit ne peuvent pas être pris en considération. Selon la jurisprudence du Tribunal administratif de Zurich, une audition ultérieure des personnes concernées ne remplace pas non plus les notes manquantes ; si aucun renseignement de référence exploitable n'est disponible, il faut les rattraper, respectivement les obtenir à nouveau. Celui qui mène une demande de références par téléphone consigne donc immédiatement après le contenu, la date, les personnes impliquées et le canal.

Une référence unique est rarement représentative ; en cas de doute, d'autres renseignements doivent être obtenus (WEKA). Un piège particulier dans les profils d'agence réside dans le choix des personnes de référence par la candidate elle-même (Randstad) : celui qui n'interroge que les sources indiquées par la personne obtient une image positive sans contre-épreuve. En cas de déclarations contradictoires, de durée d'engagement peu claire ou de renseignements qui ne correspondent pas à la fonction mise au concours, une personne de référence supplémentaire s'impose – dans le prêt de personnel, par exemple une personne de contact de l'entreprise d'engagement, auprès de laquelle le prêteur de personnel doit obtenir des renseignements en tant qu'employeur formel.

Les renseignements doivent être véridiques, bienveillants, clairs et complets ; en cas de références inexactes, la personne concernée dispose en théorie d'un droit de rectification. Si un tel droit est invoqué, la correction doit être mise à jour dans le dossier afin qu'une version obsolète ne continue pas d'y être utilisée.

Liste de contrôle pour la vérification documentée des références dans les profils d'agence

– Le consentement explicite est présent, avec les noms des personnes de référence et l'étendue des renseignements admissibles.

– Le catalogue de questions est lié au poste et limité à la performance et au comportement ; les questions sur la vie privée sont absentes.

– Comme personnes de référence, la préférence va aux anciens supérieurs directs qui ont réellement pu évaluer la personne.

– Pour chaque renseignement, la date, le canal, la personne qui collecte, la personne qui fournit le renseignement, les questions posées et les réponses obtenues sont consignés.

– Les renseignements oraux sont consignés par écrit ; sans note, ils ne sont pas pris en considération.

– En cas de doute ou de déclarations contradictoires, d'autres renseignements de référence ont été obtenus ; ceux qui ne sont pas exploitables ont été rattrapés.

– Les demandes de rectification pour références inexactes ont été mises à jour dans le dossier.

– Le dossier de références est classé dans le dossier de profil et actualisé lors d'une nouvelle utilisation du profil.