Prestations d’agence en Suisse: périmètre, contrats et justificatifs

Périmètre des prestations: ce qu’une agence prend en charge – et ce qu’elle ne prend pas

L’intitulé «agence» en dit peu sur le rôle réel. Ce qui compte, ce sont les tâches que l’agence assume dans la relation concrète. Quatre formes de base sont à distinguer: la simple mise en relation pour la conclusion d’affaires, la conclusion d’affaires au nom du mandant, la gestion courante des relations clients existantes ainsi que les prestations de soutien sans caractère de courtage.

Dans le cas de la simple mise en relation, l’agence rapproche les parties, prépare la conclusion et accompagne la négociation – la signature revient au mandant. Si un pouvoir de représentation s’y ajoute, elle conclut au nom d’autrui.

L’agent est un indépendant et organise librement son temps de travail et son exploitation; il n’est pas lié par un contrat de travail avec le mandant.

La gestion du portefeuille consiste à suivre régulièrement les clientes et clients déjà acquis – typiquement par du conseil, du suivi, le traitement des réclamations et le développement de la relation. Des prestations de soutien telles que le travail de marché, la publicité, l’administration ou la veille peuvent s’y ajouter, mais ne constituent pas à elles seules une activité de courtage.

Les catégories traditionnelles du droit du courtage servent de grille d’ordre: notion et champ d’activité, tâches et obligations de l’agence, obligations du mandant, naissance et exigibilité de la commission, comptabilisation, remboursement des frais ainsi que fin de la relation. Il ne s’agit pas d’étiquettes découlant du titre «agence», mais de points de contrôle tirés de la configuration de la collaboration.

Le droit de la distribution place côte à côte le droit des agents commerciaux, le droit des concessionnaires et le droit du franchising en tant que formes autonomes. Il distingue également l’agent commercial du courtier en commerce. La description des prestations devrait donc préciser dans lequel de ces rôles l’agence intervient.

Le droit suisse régit le contrat d’agence aux art. 418a ss CO. Selon cette disposition, l’agent s’engage à mettre durablement en relation des affaires ou à conclure des affaires au nom d’autrui pour le mandant. La loi distingue l’agent conclusif, qui conclut en tant que représentant direct au nom et pour le compte du mandant, de l’agent intermédiaire sans pouvoir de conclusion. Les dispositions relatives au contrat de commission (art. 425 ss CO) s’appliquent subsidiairement à l’agent conclusif, tandis que celles du contrat de courtage (art. 412 ss CO) s’appliquent à l’agent intermédiaire.

Le Code de commerce allemand énumère ces points de contrôle: § 84 notion d’agent commercial, § 85 document contractuel, § 86 obligations de l’agent commercial, § 86a obligations de l’entrepreneur, § 86b commission de garantie (del credere), § 87 affaires donnant lieu à commission.

Suivent § 87a naissance et exigibilité de la commission, § 87b montant de la commission, § 87c comptabilisation de la commission, § 87d remboursement des frais, § 88a droit de rétention de l’agent commercial, § 89 résiliation et § 89a résiliation extraordinaire pour motif grave.

Cette suite de paragraphes relève du droit allemand. Les relations d’agence suisses sont soumises au contrat d’agence régi par le Code des obligations. Les §§ 84 à 92c HGB fournissent alors une grille de points de contrôle, non les normes applicables.

La base légale suisse pertinente est la Loi fédérale du 30 mars 1911 complétant le Code civil suisse (Cinquième partie: Code des obligations), RS 220, dans sa version au 1er janvier 2026. Le Code des obligations figure parmi les actes sélectionnés dans la Recueil systématique du droit fédéral.

Deux points doivent être clarifiés tôt: lors de conclusions au nom d’autrui, l’étendue du mandat doit figurer dans la description des prestations. La garantie del credere constitue un point de réglementation distinct; si elle est convenue, une rémunération spécifique est prévue (commission del credere).

Un arrêt suisse relatif au contrat d’agence est l’ATF 83 II 32 du 12 février 1957 (Ire Cour civile), cause Dresel contre Hartmann. Il traite de la délimitation entre bail, contrat d’agence et société simple (art. 275, 418a, 530 CO) ainsi que de l’indemnité pour la clientèle acquise selon l’art. 418u CO.

Un profil de prestation concret en Suisse est la gestion des annonces: l’agent recherche des annonceurs et conclut avec eux des contrats aux prix fixés par l’éditeur. L’éditeur peut refuser des insertions pour motif valable; la facturation et l’encaissement incombent à l’éditeur.

Dans l’affaire Dresel/Hartmann, le contrat transférait la représentation exclusive des affaires d’annonces pour la Suisse et la Principauté du Liechtenstein; la rémunération était structurée comme une commission.

Description des prestations et cahier des charges: consigner par écrit les tâches des deux parties

Une description des prestations fixe ce que l’agence prend en charge – et ce qu’elle ne prend pas. Une structuration par tâches assumées selon les domaines d’activité, les obligations de rapport, le flux d’informations vers le mandant, les directives à respecter, les obligations de collaboration du mandant et les limites du mandat a fait ses preuves. Le droit du courtage traite la consignation écrite de la relation contractuelle comme un thème à part entière.

En droit des agents commerciaux, le document contractuel fait l’objet d’un paragraphe propre (§ 85 HGB). La description écrite des prestations y a sa place.

Le document contractuel est ainsi ancré dans le droit allemand. En Suisse, le contrat d’agence est soumis au Code des obligations (CO, RS 220). La description des prestations précise quelles tâches l’agence assume et où s’arrête son mandat.

Selon l’art. 418a CO, le contrat d’agence est en principe libre de forme; une conclusion orale est possible. La forme écrite est toutefois obligatoire lorsqu’une garantie del credere ou une exclusivité est convenue.

Les directives du mandant incluent les prix, les conditions, les marges de remise, les limites de gamme ou d’offre ainsi qu’une éventuelle délimitation géographique ou par segment de clientèle. Des directives clairement formulées laissent moins de place aux interprétations erronées.

Le flux d’informations inverse est tout aussi important: l’agence rend compte des observations du marché, des réactions des clients, des activités des concurrents et de l’état des affaires en cours.

Le mandant doit informer l’agent sans délai lorsqu’une réduction significative du chiffre d’affaires est attendue. Cette obligation complète le flux d’informations vers l’agence.

Les obligations de collaboration du mandant sont souvent négligées: fournir à temps les documents et les informations tarifaires, donner des indications contraignantes sur les conditions, prendre des décisions dans un délai utile. Sans cette collaboration, l’agence ne peut pas remplir ses tâches; la gestion des retards doit donc être réglementée.

Il convient de clarifier les limites du mandat: l’agence peut-elle conclure des contrats, accorder des remises, octroyer des délais de paiement, reprendre des marchandises ou accepter des annulations? Des limites clarifiées par écrit désamorcent les questions ultérieures de délimitation et protègent les deux parties contre les malentendus sur les responsabilités.

Le contrat dans l’affaire Dresel/Hartmann réglait la représentation exclusive pour la Suisse et la Principauté du Liechtenstein, la fixation des prix par l’éditeur, la réserve de refus motivé des annonces ainsi que la facturation et l’encaissement par l’éditeur. De telles clauses appartiennent à la description des prestations.

La comptabilisation devait intervenir au plus tard à la fin du mois calendaire pour le numéro paru le même mois. Le recrutement et la rémunération des démarcheurs incombaient à l’agent; les commissions versées à des tiers étaient à sa charge.

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Points clés contractuels: rémunération, risque de crédit, durée et résiliation

Trois modèles sont disponibles pour la rémunération: rémunération fixe, commission liée aux résultats ou une combinaison de forfait et de commission. Le choix détermine qui assume quel risque.

Selon le droit suisse, l’agent a un droit impératif à une commission pour les affaires mises en relation ou conclues. La commission est la rémunération de l’activité durable de mise en relation.

Plusieurs points doivent être réglés concernant la commission: quelles affaires donnent lieu à commission (par exemple seulement celles mises en relation, ou aussi celles conclues et exécutées), le montant de la commission, la naissance et l’exigibilité du droit ainsi que le mode de comptabilisation.

Étroitement liée est la répartition du risque de crédit. La garantie del credere constitue un point de réglementation distinct: si elle est convenue, une rémunération spécifique est prévue (commission del credere). Les parties fixent donc si une garantie del credere s’applique et comment elle est indemnisée.

Une garantie del credere requiert la forme écrite selon le droit suisse. Si elle est convenue, une rémunération spécifique est prévue, la commission del credere.

Le remboursement des frais – déplacements, matériel et administration – doit être réglé séparément. Il reste ainsi clair quels coûts sont couverts par la commission et lesquels sont rémunérés en sus.

Pour la durée, des indications claires sont recommandées: durée déterminée ou relation indéterminée, délais de résiliation et prescriptions de forme. Outre la résiliation ordinaire, la résiliation extraordinaire pour motif grave est généralement possible, permettant une dissolution immédiate. Il convient également de régler un éventuel droit de rétention de l’agence sur des documents ou des actifs jusqu’à ce que les créances ouvertes soient réglées.

En cas de dissolution pour motif grave, les dispositions du droit du travail s’appliquent par analogie selon le droit suisse. La résiliation extraordinaire permet une dissolution immédiate.

Une clause de non-concurrence postcontractuelle n’est valable que contre une indemnité particulière équitable. La convention d’une telle interdiction suppose donc une rémunération particulière.

Après la fin du contrat, deux questions se posent: qu’advient-il des commissions pour les affaires initiées avant la résiliation, mais conclues ou exécutées seulement après? Et quels droits existent pour le portefeuille clients constitué par l’agence?

Pour le portefeuille clients constitué par l’agence, l’art. 418u CO prévoit une indemnité si les conditions sont remplies. Le Tribunal fédéral a statué sur une indemnité selon l’art. 418u CO pour la clientèle acquise.

Le contrat d’agence est régi en Suisse par le Code des obligations (CO, RS 220). Les parties clarifient donc tôt quel droit s’applique et quels forêts sont compétents – particulièrement en cas d’activité transfrontalière.

Le contrat d’agence se trouve aux art. 418a ss CO. Les droits et obligations de l’agent et du mandant y sont réglementés.

Ainsi, au HGB correspond un ordre propre pour les mandats suisses. La suite des paragraphes allemands montre quels points un contrat d’agence doit régler: obligation de commission et commission, comptabilisation, remboursement des frais, del credere ainsi que résiliation et fin.

Pour les mandats suisses, le Code des obligations (CO, RS 220), Loi fédérale du 30 mars 1911, état au 1er janvier 2026, est applicable. Les §§ 84 à 92c HGB restent pour ces mandats une grille de points de contrôle, non une norme applicable.

L’arrêt du Tribunal fédéral 83 II 32 cite l’art. 4 DTF CC et l’art. 1 al. 2 des dispositions finales de la LF sur le contrat d’agence. Selon cela, ce qui était convenu sous l’ancien droit continue de s’appliquer sous le nouveau droit, sous réserve des dispositions impératives de la loi.

Une grille de points de contrôle suisse est la suivante: contrat d’agence selon l’art. 418a ss CO, commission, comptabilisation, remboursement des frais, del credere (forme écrite), clause de non-concurrence contre indemnité particulière, résiliation et indemnité de clientèle selon l’art. 418u CO.

Dans l’affaire Dresel/Hartmann, l’agent réclamait Fr. 45'868 comme indemnité pour la clientèle acquise selon l’art. 418u CO; le Tribunal de commerce du canton de Zurich a rejeté cette demande. L’agent avait conclu à Fr. 99'220.94 plus 5% d’intérêts dès le 3 mars 1955; le défendeur a reconnu et versé jusqu’au 30 avril 1956 Fr. 35'887.47 sans intérêts.

Justificatifs et comptabilisation: information, pièces et rythme

La comptabilisation intervient à un rythme récurrent, généralement mensuel ou trimestriel. Elle comprend les affaires mises en relation ou conclues, la commission due respectivement ainsi que des indications sur les annulations et les remises.

Un exemple pratique montre les ordres de grandeur possibles: une commission de 35% du prix net et une comptabilisation jusqu’à la fin du mois calendaire ont fait l’objet d’une procédure devant le Tribunal de commerce du canton de Zurich. Dans la même affaire, l’agent réclamait Fr. 45'868 comme indemnité pour la clientèle acquise selon l’art. 418u CO.

Si des affaires sont annulées a posteriori ou si les prix sont réduits, il doit être clair comment cela affecte la commission.

Des obligations d’information et de production de pièces sont nécessaires en complément: le mandant informe l’agence des commandes reçues et de leur exécution et accorde, sur demande, l’accès aux documents pertinents. L’agence, de son côté, prouve son activité dans la mesure nécessaire à la comptabilisation.

Pour la comptabilisation elle-même et pour les objections y relatives, les deux parties conviennent de délais appropriés afin que les litiges ne restent pas ouverts pendant des années.

Un service externe de comptabilisation peut être judicieux lorsque la facturation se fait par projet selon des phases de prestation prédéfinies ou des groupes de coûts et que cette tâche ne relève pas du cœur de métier de l’agence. L’externalisation crée de la traçabilité et soulage l’équipe interne, mais suppose des bases complètes: documents contractuels, justificatifs de prestations et affectation aux structures prédéfinies.

Dans les projets de construction, la comptabilisation s’oriente souvent selon des phases de prestation prédéfinies – en Allemagne par exemple selon les phases HOAI – ou selon des groupes de coûts définis. Chaque justificatif doit alors être attribué à la phase ou au groupe approprié.

Les phases HOAI sont l’exemple allemand d’une telle grille. La structuration contractuellement convenue selon les phases de prestation ou les groupes de coûts, à laquelle chaque justificatif est attribué, reste déterminante.

Les obligations d’information et de production de pièces découlent du contrat d’agence selon le Code des obligations (CO, RS 220). Le rythme et la forme de la comptabilisation doivent y être fixés; la loi ne remplace pas cet accord.

La comptabilisation et les obligations d’information doivent être réglées dans le contrat d’agence selon l’art. 418a ss CO. Le rythme et la forme de la comptabilisation doivent y être fixés.

Plus la documentation est dense et transparente, plus le risque de discussions ultérieures est faible. Les outils numériques tels que le relevé des heures, la gestion de projet et la gestion de la clientèle facilitent la preuve, mais ne remplacent pas les obligations d’information et de production de pièces convenues contractuellement.

Comme justificatifs, on peut citer l’extrait du registre du commerce, le document contractuel, les procurations (procuration, procuration générale), les décomptes de commission et les justificatifs de prestations. L’extrait du registre du commerce atteste la raison sociale, la forme juridique et le pouvoir de signature.

Pour la comptabilisation dans l’affaire Dresel/Hartmann, le rythme était le suivant: après parution, au plus tard à la fin du mois calendaire pour le numéro paru le même mois. La facturation et l’encaissement étaient assurés exclusivement par l’éditeur.

Dans la même procédure, la demande s’élevait à Fr. 99'220.94 plus 5% d’intérêts dès le 3 mars 1955; Fr. 35'887.47 sans intérêts ont été reconnus et versés jusqu’au 30 avril 1956.

À titre indicatif pour les documents: modèle de contrat d’agence avec exclusivité CHF 100.00, modèle de mandat CHF 70.00, pack de téléchargement de procurations CHF 40.00.

Affiner le profil: focus sectoriel, posture et adéquation

La spécialisation affine la promesse de prestation, le plus souvent par secteur: qui connaît un secteur comprend son langage, sa logique d’achat et ses circuits de décision typiques. Cela simplifie la collaboration, rend les références comparables et raccourcit le temps d’intégration des deux côtés.

La distinction juridique entre agent intermédiaire et agent conclusif influence les obligations, la clause de non-concurrence et les droits à commission. Avant l’adjudication, il convient donc de clarifier dans quel rôle l’agence intervient.

Outre l’aspect technique, l’adéquation compte. Une agence devrait correspondre à des mandants ayant une posture claire – même si celle-ci n’est pas encore formulée.

Qui comprend la posture aligne mieux les offres, la communication et les priorités que s’il se fie uniquement aux indicateurs. Si les postures de base ne correspondent pas, chaque coordination devient laborieuse, indépendamment de la qualification technique.

Dans les secteurs à posture marquée, comme chez les bureaux d’architecture et les planificateurs, l’adéquation décide souvent.

Avant l’adjudication, un examen structuré vaut la peine. Questions utiles: pour quels secteurs et tailles de clientèle existe-t-il des références comparables? Qui traite réellement le mandat, et avec quelle expérience? Comment la prestation et le succès sont-ils mesurés, et à quel rythme la comptabilisation a-t-elle lieu? Comment l’agence gère-t-elle les conflits d’intérêts – travaille-t-elle simultanément pour des concurrents? La description des prestations est-elle claire et complète?

Avant l’adjudication, un coup d’œil au registre du commerce vaut également la peine. On y trouve la raison sociale, la forme juridique ainsi que la procuration et la procuration générale.

L’extrait du registre atteste la forme juridique et montre qui a le pouvoir de signer pour la société. Il ne remplace pas les références et les indications sur l’expérience, mais il dissipe les suppositions sur les responsabilités.

Un extrait du registre clarifie les responsabilités, non les compétences. Pour l’adéquation technique et humaine, les références, l’entretien de référence et un mandat d’essai clairement délimité restent déterminants.

Un entretien de référence avec des mandants existants, un mandat d’essai clairement délimité et des questions ciblées sur le déroulement en disent plus que toute présentation. Un examen rigoureux réduit le risque d’une collaboration qui fonctionne techniquement mais ne tient pas humainement et organisationnellement.

Le CO fournit des critères évaluables: s’agit-il d’un agent intermédiaire ou conclusif? La forme écrite est-elle respectée si une garantie del credere ou une exclusivité est convenue? Une clause de non-concurrence contre indemnité particulière est-elle convenue?

Autres points de contrôle: le mandant informe-t-il l’agent sans délai en cas de réduction attendue du chiffre d’affaires? En cas de dissolution pour motif grave, les dispositions du droit du travail s’appliquent par analogie. L’extrait du registre du commerce montre la procuration et la procuration générale.

Un exemple de l’importance de la configuration réelle est l’ATF 83 II 32: le rôle était qualifié de «gestion des annonces», mais le tribunal a examiné s’il s’agissait d’un bail, d’un contrat d’agence ou d’une société simple.

Vérifier les points critiques avant la signature du contrat