Prove e fonti per le valutazioni dei fornitori: origine, verifica e stato dei dati

Origine delle informazioni: dal bando alla decisione

Le valutazioni dei fornitori si basano sui documenti della procedura di appalto: bando, documenti di aggiudicazione nonché le condizioni di partecipazione, criteri di idoneità e di valutazione in essi stabiliti. Fanno fede questi documenti primari, non le sintesi.

Per la definizione di tali criteri esistono raccomandazioni. La Conferenza federale degli acquisti (CFA) è l’organo strategico dell’Amministrazione federale per l’acquisto di beni e servizi.

Le raccomandazioni della CFA mostrano come gli aspetti ecologici possano essere integrati e combinati in modi diversi in un bando. Contengono indicazioni per una formulazione sostenibile del fabbisogno. Vengono proposte condizioni di partecipazione, criteri di idoneità e di valutazione conformi alla legge, illustrati con esempi.

Su incarico e per conto della CFA, il Gruppo specialistico acquisti pubblici sostenibili elabora raccomandazioni specifiche e ulteriori strumenti. Questi vengono pubblicati, tra l’altro, sulla piattaforma di conoscenza sugli acquisti sostenibili (WöB).

A completamento, esiste la guida comune TRIAS per gli appalti pubblici. Essa riunisce le informazioni di base, le modalità in sette passi e i documenti correlati.

Per il settore edile è competente la Conferenza di coordinazione degli organi per le costruzioni e l’immobiliare dei committenti pubblici (KBOB).

Il Servizio specializzato per gli appalti pubblici ecologici elabora schede informative e raccomandazioni con moduli testuali per criteri ecologici.

Oltre ai documenti di aggiudicazione e alle raccomandazioni, conta anche la prassi decisionale. Con la Legge federale sugli appalti pubblici, la Confederazione ha istituito la procedura di ricorso concordata a livello internazionale e creato la Commissione federale di ricorso per gli appalti pubblici come istanza di ricorso.

La legge concede anche ai fornitori il diritto di ricorrere contro le decisioni che non hanno preso in considerazione la loro offerta.

Nell’elenco delle decisioni della Commissione figura, ad esempio, la decisione BRK 2005-024 del 6 giugno 2006 riguardante la procedura aperta di aggiudicazione, il principio di parità di trattamento, la valutazione del prezzo e i criteri di aggiudicazione.

Si aggiunge la decisione BRK 2006-008 dell’11 settembre 2006 relativa alla procedura aperta di aggiudicazione, all’offerta globale, alla valutazione del criterio del prezzo, al criterio di aggiudicazione del prezzo dell’offerta e al criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa.

Verifica: confronto con la fonte primaria

Una valutazione dei fornitori è verificabile se può essere ricondotta alla fonte primaria. Ogni affermazione sull’idoneità, sul prezzo o sull’idoneità all’aggiudicazione deve essere documentata da un documento: bando, offerta presentata, risultato della valutazione o decisione. Il confronto mostra se un accertamento è coperto dai documenti.

La seconda controverifica riguarda le basi legali. A livello federale rientrano in questo ambito la LAP (Legge sugli appalti pubblici), l’OAP (Ordinanza sugli appalti pubblici) e l’OAP-Org (Ordinanza sugli appalti pubblici per gli organismi di diritto pubblico), nonché altre ordinanze federali nel settore degli appalti.

A livello intercantonale si tratta dell’ICAP (Concordato intercantonale sugli appalti pubblici), dell’aICAP (Accordo intercantonale sugli appalti pubblici) e del RCAP (Regolamento sul Concordato intercantonale sugli appalti pubblici). Si aggiungono le basi internazionali, segnatamente l’Accordo GATT/OMC sugli appalti pubblici (GPA 2012), nella sua versione riveduta, e l’accordo bilaterale tra la Svizzera e l’UE.

Le disposizioni cantonali sono elencate con Cantone, titolo e numero dell’atto normativo, ad esempio negli elenchi delle disposizioni su beschaffungswesen.ch.

Le disposizioni cantonali stabiliscono anche in quali tipi di procedura vengono aggiudicati gli appalti pubblici. Nel Cantone dei Grigioni, ad esempio, a scelta del committente: procedura aperta, procedura selettiva, procedura per invito o procedura negoziata.

I criteri di aggiudicazione, il trattamento del criterio del prezzo e il rispetto del principio di parità di trattamento possono essere giudicati solo sulla base dei documenti concreti. Le sintesi di terzi non riportano le formulazioni determinanti e non sono adatte come base di verifica. I rinvii a tali fonti indicano dove consultare; non sostituiscono tuttavia la visione dell’originale.

Confronto tra basi legali cantonali e federali

Passi per verificare la tracciabilità di una valutazione dei fornitori

Stato dei dati: la datazione come parte dell’affermazione

Ogni valutazione reca una data e un’indicazione della fonte. Le raccomandazioni e le basi legali cambiano, e con esse i parametri di riferimento. Le raccomandazioni per gli appalti pubblici ecologici sono state pubblicate il 3 luglio 2025. Le raccomandazioni della CFA per gli uffici acquisti della Confederazione datano al 30 giugno 2021.

Anche la giurisprudenza ha uno stato temporale. Le commissioni di ricorso del Dipartimento federale delle finanze – vale a dire la Commissione federale di ricorso per gli appalti pubblici – sono state soppresse al 31.12.2006; tutte le pratiche sono passate al Tribunale amministrativo federale. Le decisioni fino al 2006 documentano la prassi dell’epoca; per i fatti successivi vale una diversa competenza.

Se si cita una tale decisione, la data ne fa parte, perché limita l’affermazione.

I diversi stati devono essere resi visibili, non uniformati tacitamente. Chi affianca una raccomandazione del 2021 e una pubblicazione del 2025 indica entrambe le date e chiarisce a cosa si riferisce ciascuna indicazione.

Sviluppo delle basi legali per gli appalti pubblici in Svizzera

Documentazione e versioning

Una prova ha valore solo se sono registrate origine e versione. Le linee guida per la documentazione delle opere edilizie lo mostrano in modo esemplare.

La linea guida «Documenti delle opere edilizie» dell’Ospedale universitario di Basilea (versione 037.RL0005-B04 V01, datata 26.03.2021) descrive i requisiti qualitativi per i documenti rilevanti delle opere edilizie.

La linea guida «Modelli delle opere edilizie» nella versione 3.0 stabilisce che i requisiti rilevanti per i dati, non regolamentati specificamente nel documento e nei suoi allegati, si applicano secondo i seguenti ulteriori documenti. Un tale rinvio è verificabile solo se sono note la versione e la data del documento di rinvio.

Per la conservazione, il requisito ENSI per la documentazione di costruzione e esercizio rimanda alla norma ISO 11799:2015. Per la conservazione analogica della documentazione valgono i suoi requisiti. In questo modo la conservazione diventa parte della dimostrazione probatoria: chi presenta una documentazione analogica dovrebbe poter indicare secondo quale norma è stata archiviata.

Per ogni prova fanno parte integrante la denominazione del documento, la versione o revisione, la data e l’autorità che l’ha emanata o creata. Se manca uno di questi elementi, la prova è utilizzabile solo in misura limitata.

Documenti centrali per la documentazione delle opere edilizie con indicazioni di versione

Limiti e punti aperti

Le valutazioni sui fornitori non sono dimostrabili se la loro base è nota solo tramite fonti secondarie. Senza visione del bando, dell’offerta e della decisione non si può dire se un criterio sia stato applicato correttamente. Tali affermazioni vanno evitate o esplicitamente contrassegnate come non documentate.

Le singole decisioni di ricorso non sono generalizzabili. Dall’elenco delle decisioni della Commissione di ricorso risultano data, numero di procedura e parole chiave, ad esempio riguardo al principio di parità di trattamento, alla valutazione del prezzo o all’offerta globale. Motivazione e caso concreto non ne derivano. Una parola chiave non dimostra quindi una regola generale.

Resta aperta la verifica dei criteri di sostenibilità al di là dell’autodichiarazione. La CFA mette a disposizione un’autodichiarazione sui criteri nella procedura di appalto. Dalle basi disponibili non emerge come essa venga verificata e se le indicazioni possano essere controllate.

Il documento ENSI utilizzato per la documentazione di costruzione e esercizio riporta nel nome del file l’indicazione di una consultazione esterna e di un’edizione ancora aperta. Finché non è disponibile la versione definitiva, un tale rinvio va usato con riserva.

Vantaggi e limiti dell’utilizzo di fonti secondarie nelle valutazioni dei fornitori